허브스팟 데이터 이전 가이드 | 엑셀·노션·기존 CRM에서 임포트하고 중복 없이 정리하기

허브스팟 데이터 이전을 앞두고 가장 많이 받는 질문은 ‘어떻게 저희 데이터를 가져오나요?’입니다.
사실, 온보딩 현장에서 시간을 가장 많이 잡아먹는 건 데이터를 가져오는 과정이 아닙니다.
시트마다 다른 열 이름을 하나로 맞추는 것과 같은 ‘데이터 정리’ 작업입니다.

혹시, 고객 3천 명을 옮겼더니 같은 회사가 다섯 개나 발견된 적 있으신가요?
대부분 회사 도메인 같은 키값이 비어 있어 중복이 생긴 경우입니다.
이처럼, 허브스팟 데이터 이전은 가져오는 과정 자체보다 그 앞의 정리가 핵심입니다.

이 글은 엑셀·구글 시트·노션·기존 CRM의 고객 데이터를 허브스팟으로 옮기는 과정을
정리 → 속성 → 가져오기 → 중복 정리 순서로 따라가보겠습니다.

흔히 쓰는 ‘임포트(Import)’와 ‘마이그레이션(Migration)’은
이 글에서 ‘가져오기’와 ‘이전’으로 부를 예정입니다.

허브스팟 데이터 이전 4단계

허브스팟 데이터 이전 순서는 총 네 단계입니다.

1. 원본 정리: 열 이름·표기·키값을 맞추고, 사람과 거래를 다른 표로 나눕니다.
2. 속성 준비: 원본 열을 받을 속성(고객 정보를 담는 항목)을 허브스팟에 먼저 만듭니다.
3. 가져오기: 회사, 연락처, 거래 순으로 올리되 작은 표본으로 먼저 시험합니다.
4. 중복 정리와 점검: 병합 기준을 정해 정리하고, 건수와 연결 관계를 대조합니다.

가져오는 작업 자체는 몇 분이면 끝납니다.
앞서 언급했듯이, 데이터 이전 일정을 결정하는 건 1단계 ‘정리’ 단계입니다.

가져오기 전에 정리할 다섯 가지

아래 표는 허브스팟 데이터 이전 전에 원본 파일을 열어 놓고
그대로 점검할 수 있게 만든 체크리스트입니다.

열 이름과 표기 통일

‘담당자’, ‘담당’, ‘영업 담당’처럼 같은 뜻의 열이 시트마다 다르면,
가져올 때 서로 다른 속성으로 분리됩니다.
전화번호 하이픈, 날짜 형식, ‘(주)’ 표기도 이 단계에서 하나로 맞춥니다.

한국식 이름은 성과 이름을 나눌지, 한 칸에 둘지 먼저 정하셔야 합니다.
중간에 규칙이 바뀌면 같은 사람이 두 형태로 남습니다.
파일을 CSV로 저장할 때는 한글이 깨지지 않도록 UTF-8 인코딩을 선택합니다.

[화면 1] 정리 전 시트(1팀) : 같은 회사가 ‘(주)한빛소재’·‘한빛소재’로 갈리고
전화번호 형식·진행상황 표기가 제각각인 칸을 노란색으로 표시했습니다 (가상 예시 데이터)

[화면 2] 정리 전 시트(2팀) : ‘업체’·‘E-mail’·‘전화번호’처럼 1팀과 열 이름이 달라
그대로 합치면 서로 다른 속성으로 나뉩니다 (가상 예시 데이터)

키값 정하기 : 이메일과 도메인

허브스팟은 연락처는 이메일, 회사는 회사 도메인을 기준으로
이미 있는 레코드와 새 데이터를 맞춥니다.
레코드 ID(허브스팟이 레코드마다 붙이는 고유 번호)가 있으면 그 값이 가장 우선합니다.

가져오기로 새 연락처를 만들 때는 이메일 열이 필요합니다.
회사는 회사명이나 도메인 중 하나가 있어야 합니다.

회사 도메인은 최상위 도메인까지만 인정됩니다.
‘example.com/about’처럼 뒤에 경로가 붙어 있으면 잘려서 들어가므로,
원본에서 미리 지워 두는 편이 안전합니다.

사람과 거래를 두 개의 표로 분리하기

엑셀 영업 현황표는 대개 한 행에 고객 이름과 거래 금액이 함께 있습니다.
이 상태로 허브스팟에 데이터를 옮기면
거래가 늘어날 때마다 연락처에 같은 사람이 새로 생길 수 있습니다.

그래서 연락처·회사·거래를 각각 다른 표로 나누고,
거래 표에는 연결할 연락처의 이메일과 회사 도메인만 남깁니다.

속성을 먼저 만들어야 하는 이유

허브스팟 데이터 이전에서 자주 건너뛰는 단계가 속성 준비입니다.

원본 열에 맞는 속성이 없어도 가져오기 도중 새로 만들 수는 있습니다.
하지만, 그 자리에서 급하게 만들면 속성 타입(텍스트·숫자·드롭다운·날짜)을 대충 잡게 됩니다.
그러면 나중에 리스트 조건이나 리포트를 만들 때 제대로 데이터가 집계되지 않을 수 있습니다.

[화면 3] 열 매핑 중 ‘Create new property’ : 맞는 속성이 없으면 이 자리에서 만들 수 있지만
속성 타입을 급하게 정하게 되므로 미리 만들어 두는 편이 안전합니다 (영상 1:41)

특히 드롭다운 속성은 원본 값과 한 글자까지 모두 같아야 그대로 매핑됩니다.
예를 들어, ‘진행중’과 ‘진행 중’은 서로 다른 값입니다.

경성솔루션이 온보딩에서 고객 데이터 구조부터 설계하는 이유도 여기에 있습니다.
속성이 잡혀야 워크플로우가 돌고, 워크플로우가 돌아야 리포트가 의미를 갖기 때문입니다.

엑셀·구글 시트·노션·기존 CRM, 원본 파일별 허브스팟 데이터 이전 방법

허브스팟에 이전 가능한 파일 형식은 CSV, XLSX, XLS 세 가지입니다.
이때, 파일 하나에 시트가 하나만 있어야 합니다. (허브스팟 가져오기 파일 요건)
또, 원본 파일마다 내보내는 형식과 주의할 점이 다릅니다.

[화면 4] 구글 시트 › 파일 › 다운로드 : CSV(쉼표로 구분된 값)는 지금 보고 있는 탭만 받아지므로
탭이 여러 개라면 탭마다 따로 내려받습니다

여기서 특히 주의가 필요한 것은 노션 CRM과 기존 CRM의 경우입니다.
보통, 노션 딜 트래커는 고객과 거래가 관계형 속성으로 이어져 있습니다.
그런데 CSV로 내보내면 관계형 연결이 페이지 이름 텍스트로 바뀝니다.

따라서 거래 표의 ‘고객’ 열을 이메일로, ‘회사’ 열을 도메인으로 바꿔 넣어야
허브스팟에서도 고객과 거래의 관계가 연결됩니다.

또, 기존 CRM에서 옮길 때도 주의가 필요합니다.
보통 연락처·회사·거래 같은 기본 데이터는 파일로 옮길 수 있습니다.
다만, 자동화와 이메일 템플릿은 허브스팟에서 다시 설계해야 합니다.

가져오는 순서는 회사, 연락처, 거래 순으로

허브스팟 데이터 이전 과정에서 파일 여러 개로 나눠 진행한다면,
회사 → 연락처 → 거래 순서로 이전합니다.

거래는 연락처와 회사 위에 올라가는 데이터라서,
연결할 대상이 먼저 있어야 하기 때문입니다.

여기서 한 파일에 여러 오브젝트를 담아 함께 올리는 방법도 있습니다.
이때는 행마다 각 레코드의 키값(이메일·도메인)을 빠짐없이 넣어야 합니다.
키값이 비면 연결 대신 중복이 생깁니다.

[화면 5] 고급 가져오기 › 개체 선택 : 연락처·회사·거래를 함께 고르면
한 파일로 세 개체를 올리면서 서로 연결할 수 있습니다 (샌드박스 화면)

[화면 6] 정리 후 통합 시트 : 거래 한 건이 한 행이고, 행마다 회사 도메인과
연락처 이메일을 넣어 연결 기준을 남겼습니다 (가상 예시 데이터)

또, 거래를 새로 만들 때는 거래 이름·파이프라인·거래 단계가 필요합니다.
단계 값은 그 파이프라인에 있는 단계 이름과 정확히 같아야 하므로,
엑셀의 ‘진행 상황’ 열을 영업 파이프라인 단계 이름에 맞춰 미리 바꿔 두세요.

허브스팟에 데이터 가져오기

준비가 끝났다면 실제 가져오기는 아래의 순서로 진행합니다.
메뉴 이름은 계정의 화면 언어에 따라 조금 다르게 보일 수 있습니다.

1. 진입: 연락처·회사 같은 목록 화면의 ‘가져오기’ 버튼이나 데이터 관리 메뉴에서 들어갑니다.
2. 오브젝트와 방식 선택: 대상 오브젝트를 고르고 ‘생성 및 업데이트’, ‘새로운 레코드만 생성하기’, ‘기존 레코드만 업데이트’ 중 하나를 정합니다.
3. 파일 업로드: 정리한 파일을 올립니다.
4. 열 매핑: 키값 열을 먼저 연결하고, 나머지 열을 속성에 연결합니다.
5. 값 매핑 확인: 드롭다운 값이 맞지 않으면 오류로 표시되므로 값을 바꾸거나 제외합니다.
6. 세그먼트로 묶기: 가져온 레코드를 세그먼트(리스트)로 묶는 옵션을 켭니다.
7. 실행: 가져오기 이름을 정하고 완료를 누릅니다.

[화면 7] Data Management › Data integration : ‘Import a file’의 Import data를 눌러
가져오기를 시작합니다. 한국어 화면에서는 ‘데이터 통합 › 데이터 가져오기’입니다 (영상 0:20)

[화면 8] 파일 업로드 단계 : 가져오기 방법(Create and update 등)을 고르고
정리한 .csv·.xlsx·.xls 파일을 끌어다 놓습니다 (영상 0:57)

[화면 9] 열 매핑 단계 : 파일의 열 머리글마다 연결할 허브스팟 속성을 고릅니다.
키값인 email 열이 Email 속성에 연결된 상태입니다 (영상 1:48)

특히, 여기서 6번 ‘세그먼트로 묶기’는 꼭 챙기면 좋습니다.
가져온 대상이 하나의 리스트에 묶여 있으면
이후 수정이나 발송 대상 지정이 훨씬 쉬워지기 때문입니다.

[화면 10] 마지막 단계 : ‘Create a contacts segment from this import’를 체크하면
가져온 연락처가 하나의 세그먼트로 묶입니다 (영상 1:53)

더 상세한 데이터 이전 과정은 경성솔루션 유튜브의 ‘HubSpot Import 기초’ 영상에서
허브스팟 화면과 함께 확인하실 수 있습니다.

열 매핑과 값 매핑

매핑하지 않은 열은 가져오지 않습니다.
그러니 데이터 이전 전에, ‘가져오지 않음’으로 설정해둔 열이
정말 필요 없는지 한 번 더 확인해보세요.

또한, 빈 칸으로 남겨진 값도 확인이 필요합니다.
데이터 이전 시, 빈 칸은 무시되므로 기존 레코드의 값을 덮어쓰지 않습니다.
그러니 값을 비워야 한다면 가져오기가 아니라 일괄 편집으로 처리합니다.

[화면 11] 값 매핑 오류 : 거래 단계 열의 ‘진행중’이 파이프라인 단계 이름과 맞지 않아
‘1개 오류’로 표시됩니다 (샌드박스 화면, 가상 예시 데이터)

[화면 12] 가져오기 오류 수정 패널 : 일치하지 않는 값 ‘진행중’을
기존 단계 값으로 바꾸거나 다른 값으로 바꿔 넣을 수 있습니다 (샌드박스 화면)

오류 파일 확인하기

가져오기가 끝나면 가져오기에 실패한 행을 오류 사유와 함께 파일로 내려받을 수 있습니다.
오류 사유를 보고 원본을 고친 뒤 그 행만 다시 이전합니다.

[화면 13] 가져오기 결과 화면 : 가져온 행 수와 새로 만든 레코드 수가 표시되고,
오류가 있으면 이 화면에서 오류 행을 확인합니다 (영상 2:10, 담당자 정보 흐림 처리)

작은 표본으로 먼저 이전해보기

허브스팟 데이터 이전은 처음부터 전부 이전하지는 않는 것이 좋습니다.
그러니 20~50행 정도의 표본을 먼저 이전해 아래의 네 가지를 확인합니다.

1. 열이 의도한 속성으로 들어갔는지
2. 드롭다운 값이 제대로 매핑됐는지
3. 연락처·회사·거래가 서로 연결됐는지
4. 담당자가 올바르게 지정됐는지

테스트 후, 표본에서 문제가 없다면 데이터 전체 이전으로 넘어갑니다.
전체 데이터를 ‘생성 및 업데이트’ 방식으로 올리면
이메일·도메인이 같은 표본 연락처·회사는 새로 생기지 않고 업데이트됩니다.

다만 거래는 이메일·도메인 같은 기준값이 없어 다시 올리면 새로 생기므로,
표본으로 만든 거래는 반드시 지운 뒤 전체 이전을 진행합니다.

[화면 14] 거래 고유 식별자 경고 : 연락처·회사와 달리 거래에는 이메일·도메인 같은 기준값이 없어
‘Missing unique identifier’ 안내가 표시됩니다 (샌드박스 화면)

중복 없이 정리하기 : 병합 기준과 정리 순서

키값을 지켜도 원본 자체의 중복이나 기존 데이터와의 겹침은 남을 수 있습니다.
허브스팟 데이터 이전 직후에 병합으로 정리합니다.

1. 남길 레코드 정하기: 병합하면 기본적으로 남기는 레코드의 값이 우선되고, 비어 있는 항목만 다른 레코드의 값으로 채워집니다.
2. 회사부터 합치기: 회사를 먼저 합쳐야 연락처와 거래의 연결이 하나로 모입니다.
3. 되돌릴 수 없다는 점 기억하기: 허브스팟은 병합한 레코드를 다시 나누는 기능을 제공하지 않습니다.
   
   

[화면 15] 연락처 레코드 › Actions › Merge : 남길 레코드에서 작업 메뉴를 열고
Merge(병합)를 고릅니다 (영상 0:48, 전화번호 흐림 처리)

[화면 16] Customize your record merge : 항목마다 어느 레코드의 값을 남길지 고르고
오른쪽 미리 보기로 병합 결과를 확인합니다 (영상 1:13, 전화번호 흐림 처리)

대량 중복은 하나씩 병합하기보다, 원본에서 정리해 다시 올리는 편이 빠를 때가 많습니다.
허브스팟에서 중복 레코드를 병합하는 방법은 경성솔루션 유튜브의
‘HubSpot 중복 레코드 Merge하기’ 영상에서 자세히 확인하실 수 있습니다.

이전 직후 점검 항목

허브스팟 데이터 이전이 끝났다고 바로 운영에 들어가지 말고,
아래의 네 가지를 대조합니다.

1. 건수: 원본 행 수와 허브스팟 레코드 수가 맞는지 확인합니다.
2. 연결 관계: 표본 10건 정도를 열어 회사·연락처·거래가 이어졌는지 봅니다.
3. 담당자: 담당자 지정이 빠진 레코드가 없는지 필터로 확인합니다.
4. 마케팅 컨택: 발송 대상만 마케팅 컨택으로 지정됐는지 확인합니다.

마지막 항목은 비용과 직결됩니다.
허브스팟 마케팅 허브는 마케팅 발송 대상 연락처(마케팅 컨택)를 기준으로 과금하므로,
보내지 않을 연락처는 비마케팅 컨택으로 두는 것이 원칙입니다.

점검을 마쳤다면 파이프라인·이메일 연동·워크플로우 같은
허브스팟 초기 설정으로 넘어갈 차례입니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 가져오기를 잘못했을 때 되돌릴 수 있나요?

가져오기 전체를 한 번에 되돌리는 기능은 허브스팟 공식 문서에 안내되어 있지 않습니다.
그래서 가져올 때 세그먼트로 묶어 두는 것이 중요합니다.
그 리스트를 기준으로 잘못 들어간 레코드를 일괄 수정하거나 정리할 수 있기 때문입니다.

Q2. 이메일이 없는 고객도 옮길 수 있나요?

가져오기로 새 연락처를 만들려면 이메일 열이 필요합니다.
이메일이 없는 고객은 이메일을 확보한 뒤 올리거나,
회사 레코드를 먼저 만들어 회사 기준으로 관리하는 방식을 미리 정해 두십시오.

Q3. 노션의 관계형 데이터는 어떻게 옮기나요?

CSV로 내보내면 관계형 속성은 텍스트로 풀립니다.
따라서 거래 표의 고객 열을 이메일로, 회사 열을 도메인으로 바꿔
한 파일에 담아 올리면 허브스팟에서 다시 연결됩니다.

Q4. 기존 CRM의 메모·활동 이력도 옮겨지나요?

원본 CRM이 이력을 어떤 형태로 내보내는지에 따라 달라집니다.
또 허브스팟에 이미 있는 이메일·메모·작업 기록은 가져오기로 수정할 수 없으므로,
이력의 이전 범위는 착수 전에 확정하는 편이 좋습니다.

Q5. 경성솔루션에 데이터 이전을 맡길 수 있나요?

경성솔루션은 데이터 이전을 별도 서비스가 아니라,
허브스팟 온보딩 과정 안에서 함께 진행합니다.
이때, 원본 진단부터 속성 설계, 가져오기, 중복 정리까지
운영 담당자와 같이 작업합니다.

허브스팟 데이터 이전은 가져오기 버튼을 누르는 몇 분보다,
그 앞에서 열과 키값을 맞추는 정리가 일정을 결정합니다.

흩어진 고객 데이터를 어디서부터 옮길지 고민이라면, 원본 진단부터
속성 설계까지 함께하는 경성솔루션의 허브스팟 온보딩 상담을 받아 보세요.
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경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 ‘우리 조직만의 정답’을 찾아드립니다.

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