허브스팟 초기 설정 7단계 | 계정 생성부터 워크플로우까지 입문자 세팅 가이드

2026-09-08

허브스팟은 무료로 체험할 수 있습니다.
그런데, 막상 계정을 로그인하고 나면 메뉴가 너무 많아 어디부터 손대야 할지 막막해지죠.

만약 처음 허브스팟을 접하는 분이시라면,
이렇게 기능이 많은데도 글로벌 CRM 중에서는 가장 진입 장벽이 낮은 솔루션이라는 게 믿기지 않을 수도 있습니다.
결국, 어떻게 활용해야 할지 모르는 상태로 이것저것 눌러 보다 엑셀로 돌아가는 분들도 계시죠.

사실, 허브스팟 사용은 어렵지 않습니다. ‘순서’만 잘 지키면 되기 때문입니다.
어떤 기능을 먼저 세팅하느냐에 따라 이후 작업이 훨씬 수월해지거나, 반대로 뒤엉켜 버리기도 합니다.
앞 단계에서 쌓은 데이터가 다음 단계의 재료가 되기 때문이죠.

이 글에서는 입문자가 따라 하기 쉬운 기초 허브스팟 사용법을 7단계로 정리했습니다.

각 단계와 함께 ‘왜 이 순서를 먼저 세팅해야 하는지’까지 함께 짚어 드리니,
처음 허브스팟을 시작한 분이라면 단계 별로 따라오시면 됩니다.
이 순서대로 세팅해 두면, 며칠 뒤에는 흩어져 있던 고객 정보가 한 화면에 정리된 모습을 보게 되실 겁니다.

시작 전 알아야 할 허브스팟 구조

세팅에 들어가기 전에, 허브스팟이 데이터를 어떻게 저장하는지 먼저 이해해야 합니다.
구조만 잡아도 이후 단계가 술술 풀리기 때문이죠.

허브스팟의 데이터는 크게 세 가지 객체로 나뉩니다.

1. 연락처(Contact): 사람 한 명 한 명의 정보입니다. 이름, 이메일, 전화번호가 여기 담깁니다.
2. 회사 (Company): 컨택트가 소속된 조직입니다. 회사 하나에 여러 연락처가 연결됩니다.
3. 거래(Deal): 실제 매출이 발생하는 영업 기회입니다. 연락처·회사 거래를 연결하여 관리합니다.

이 셋은 서로 별개의 정보가 아니라, 서로 연결돼 있습니다.
락처를 만들고, 그 연락처를 회사에 붙이고, 그 위에 거래를 연결하면 이메일·미팅·메모 같은 모든 활동이 한자리에 쌓이죠.
그러면 담당자가 바뀌더라도 팔로업이 그대로 이어질 수 있습니다.

바로 이 데이터 구조가 ‘흩어져 있던 고객 정보를 한 플랫폼으로 모으는 구조’입니다.
그럼 이제 순서대로 세팅을 시작해 볼까요?

1단계 : 계정 생성과 기본 설정

허브스팟 초기 설정 7단계 : 계정 생성부터 워크플로우까지 입문자 세팅 가이드 - 1단계 : 계정, 기본 설정

가장 먼저 할 일은 계정을 만들고 회사의 기본값을 맞추는 것입니다.
이 단계를 건너뛰면 나중에 통화·시간대가 어긋나 리포트가 이상하게 나오기 때문에, 처음에 제대로 잡아 두는 게 좋습니다.

계정 생성과 초기 허브스팟 세팅은 이 순서대로 진행합니다.

1. 허브스팟 공식 사이트에서 ‘무료로 시작하기’를 누릅니다. 업무용 이메일이나 구글 계정으로 가입할 수 있습니다.
2. 회사 규모·업종·사용 목적을 입력하면 기본 CRM 화면으로 들어갑니다.
3. 설정 → 계정 기본값에서 회사명, 도메인, 통화, 시간대를 우리 회사에 맞게 지정합니다.
4. 설정 → 사용자 및 팀에서 팀원을 초대하고 관리자·사용자 역할을 나눕니다. (영상 가이드 바로가기)

기본값 설정을 1단계에 두는 이유는 시간대·통화가 틀어진 상태로 데이터를 쌓으면, 나중에 전부 되돌려야 하기 때문입니다.
허브스팟은 별도 설치 없이 브라우저에서 바로 쓸 수 있으니, 가입 즉시 이 네 가지부터 맞춰 두세요.

한 가지 팁은 4단계, 팀원을 초대하는 단계에서 경성솔루션에 도움을 요청하는 것입니다.
계정을 생성하신 다음, 경성솔루션에 연락 주시면 이후 이어지는 세팅의 과정에 긴밀한 도움을 받으실 수 있습니다!

2단계 : 연락처·회사 등록

기본 설정을 마쳤다면, 이제 연락처와 회사의 정보를 채울 차례입니다.
허브스팟 기초에서 가장 먼저 익숙해져야 할 화면이 바로 이 연락처 관리입니다.
여기가 잘 잡혀야 이후 파이프라인과 자동화가 제대로 굴러갑니다.

연락처는 세 가지 방법으로 만들 수 있습니다.

- 직접 생성: 연락처(contact) 메뉴에서 ‘연락처 만들기’를 눌러 이름·이메일·전화번호를 입력합니다.
- 파일 가져오기: 기존 엑셀·CSV 파일을 불러와 한 번에 등록합니다. 연락처(contact) 메뉴의 ‘가져오기’에서 열을 매핑한 뒤 업로드하면 됩니다.
- Gmail 또는 Outlook과 허브스팟 연동: Gmail이나 Outlook 연동을 해도 연락처가 생성됩니다. 기존 CRM에 저장된 연락처에 메일을 보낼 때는 기존 연락처에 해당 메일이 연결되고, CRM에 저장되어 있지 않은 연락처에 메일을 보내면 해당 연락처가 CRM에 자동으로 추가되기 때문입니다.

여기서 중요한 게 하나 있습니다. 데이터를 가져올 때는 이메일 주소를 기준값으로 잡아 ‘중복을 막아야 한다’는 것입니다.
만약 처음에 대충 연락처를 모두 저장해버리면, 같은 사람이 두세 번 등록돼 정리가 어려워집니다.

게다가 한 번 지저분해진 데이터는 시간이 가면 걷잡을 수 없이 커집니다.
그러면 나중에 데이터 정리나 이전 단계에서 시간을 잡아먹게 되죠.
따라서, 허브스팟을 사용하실 때는 반드시 ‘깔끔한 데이터로 정리하는 습관’을 가지시는 게 좋습니다.

데이터를 깔끔하게 담았다면, 이제 ‘어떤 항목까지 담을지’를 정할 차례입니다.
허브스팟은 이름·이메일·전화번호처럼 연락처에 대한 정보를 ‘속성’이라는 칸에 나눠 담습니다.
기본으로 주어진 칸 외에, 업무에 필요한 속성은 직접 추가할 수 있는데요.
‘담당 제품군’이나 ‘계약 만료일’ 같은 속성을 설정 → CRM → 속성에서 만들어 두는 식입니다.

이런 식으로 속성을 지정해두면, 나중에 필터나 세그먼트를 걸어 확인하기가 쉽습니다.
가령, ‘제품군이 A인 연락처’, ‘계약 만료일이 O일인 연락처’만 보는 식으로요.

이렇게 스프레드시트에서 CRM으로 데이터를 옮기는 게 처음엔 낯설 수 있지만,
한 번 구조를 잡아 두면 그다음부터는 데이터가 알아서 정리됩니다.

3단계 : 영업 파이프라인 설정

연락처를 충분히 옮겼다면, 이제 ‘이 고객이 지금 어느 단계에 있는가’를 관리할 차례입니다.
이게 바로 영업 파이프라인입니다. 허브스팟 사용법을 익힐 때 영업팀이 가장 반가워하는 화면이기도 하죠.

허브스팟에는 ‘미팅 예약 → 제안서 발송 → 계약 체결’ 같은 기본 파이프라인이 이미 만들어져 있는데요.
이걸 우리 회사 영업 방식에 맞게 고쳐 쓰면 됩니다. 그러면 영업 기회가 어느 단계에 있는지 한눈에 확인할 수 있죠.

파이프라인 수정은 이렇게 합니다.

1. 설정 → CRM → 거래로 이동합니다.
2. ‘파이프라인’ 탭에서 ‘스테이지 편집’을 누릅니다.
3. 각 단계의 이름과 성사 확률(0~100%), 순서를 조정합니다.
4. 필요한 단계를 추가하거나, 쓰지 않는 단계를 삭제합니다.

여기서 중요한 것은, 거래를 만들 때 예상 금액과 마감 예상일을 함께 넣어야 한다는 점입니다.
그러면 영업 단계를 칸반 보드로 시각화하는 화면에서 카드를 드래그해 영업 단계를 옮길 수 있죠.
또, 예상 매출 역시 자동으로 계산됩니다.

이러한 파이프라인 세팅은 ‘연락처’라는 재료가 없으면 불가능하기 때문에, 반드시 연락처 세팅 다음에 하셔야 합니다.
‘거래’는 ‘연락처’ 위에만 올릴 수 있기 때문이죠.

4단계 : 이메일 연동과 템플릿

허브스팟 초기 설정 7단계 : 계정 생성부터 워크플로우까지 입문자 세팅 가이드 - 4단계 : 소통 기록을 한 곳에 모으기

파이프라인까지 세팅했다면, 이제 고객과의 소통 기록을 허브스팟 안에 모을 차례입니다.
이메일 연동이 그 시작입니다.

설정 → 일반 → 이메일에서 Gmail이나 Outlook을 연결하면, 주고받은 메일이 자동으로 연락처의 타임라인에 기록됩니다.
‘누가 언제 어떤 이야기를 나눴는지’가 팀 전체에 공유되는 것이죠.

이메일 기능에서 특히 유용한 두 가지가 있습니다.

- 템플릿: 자주 쓰는 메일을 저장해 두고 클릭 한 번으로 불러옵니다. 반복 작성 시간을 크게 줄여 줍니다.
- 열람·클릭 추적: 상대방이 메일을 열었는지, 링크를 눌렀는지 실시간으로 알 수 있습니다. 제안서 링크를 클릭한 직후 전화를 드리면, 성사율이 올라가죠.

이렇게 이메일과 캠페인을 한 곳에서 운영하는 방식에 익숙해지면, 소통 기록을 사람 머릿속이 아니라 시스템에 남길 수 있습니다.
그러면 담당자가 자리를 비워도 팔로업이 끊기지 않을 수 있겠죠.

따라서, 허브스팟 CRM 사용법 중에서도 이 이메일 연동은 팀 협업의 기본이라 할 수 있습니다.

5단계 : 워크플로우(자동화)

여기까지 왔다면 이제 반복 업무를 허브스팟에 맡길 준비가 된 것입니다.
업무 자동화에는 ‘워크플로우’를 활용합니다.

워크플로우란 ‘조건이 맞으면 정해진 작업을 자동으로 실행’하는 기능으로, ‘트리거(언제)’와 ‘액션(무엇을)’의 조합으로 이루어집니다.
예를 들어, ‘새 컨택트가 문의 폼을 제출하면(트리거) → 담당자에게 알림을 보내고 (액션) → 환영 메일을 발송한다 (액션)’처럼요.

자동화하기 좋은 대표적인 작업은 아래와 같습니다.

- 신규 리드가 들어오면 담당자를 자동 배정
- 딜 단계가 바뀌면 후속 태스크를 자동 생성
- 일정 기간 응답 없는 리드에게 후속 메일 자동 발송
- 계약 만료 30일 전 갱신 안내 메일 자동 발송

참고로, 워크플로우는 처음부터 복잡하게 설계하지 않는 편이 좋습니다.
단순한 워크플로우 한두 개를 먼저 만들고, 운영하면서 조건을 다듬는 것이 훨씬 효과적이기 때문입니다.

워크플로우 자동화는 자동화할 ‘대상’이 있어야 하기 때문에, 그 전에 연락처·파이프라인·이메일 연동 세팅이 필수입니다.

6단계 : 리포트·대시보드

데이터가 쌓이고 자동화가 돌아가기 시작하면, 이제 성과를 눈으로 확인할 차례입니다.
이때 활용하는 게 바로 ‘대시보드’ 입니다.
팀의 영업·마케팅 현황을 한 화면에서 보는 기능으로, 허브스팟 사용법의 마지막 기본기라고 할 수 있죠.

대시보드에 처음 접속하면 기본 영업 대시보드가 이미 세팅돼 있습니다.
또, ‘딜 파이프라인 요약’, ‘이번 달 성사된 딜’, ‘담당자별 활동 현황’ 같은 리포트도 기본으로 들어 있죠.
우측 상단의 ‘편집’에서 원하는 위젯을 추가하거나 배치를 바꿀 수 있습니다.

더 구체적인 비교가 필요하면 ‘커스텀 리포트 빌더’를 씁니다.
그러면 ‘업종별 딜 성사율’, ‘소스별 리드 유입량’처럼 우리에게 필요한 지표를 직접 뽑아볼 수 있습니다.
(더 자세한 기능은 허브스팟 리포트·대시보드 활용법을 참고하세요)

입문 단계라면 우선 이 세 가지만 추적해도 충분합니다.

1. 이번 달 신규 리드 수
2. 파이프라인 총 예상 매출
3. 이번 주 성사된 딜

팀 회의에서 이 수치를 함께 보면, 감이 아니라 ‘데이터로 이야기하는 습관’이 자리 잡을 것입니다.

7단계 : 다음 단계(심화)

기초 7단계를 마쳤다면, 이제 허브스팟은 단순한 주소록이 아니라, 비로소 매출을 만드는 운영 시스템이 되어 있을 겁니다.
여기서 한 걸음 더 나아가고 싶다면 아래를 살펴보세요.

- 리드 스코어링: 전환 가능성이 높은 리드에 점수를 매겨 우선순위를 정합니다.
- 마케팅 자동화 고도화: 고객 여정(고객이 우리를 처음 알게 된 뒤 구매에 이르기까지의 전 과정)에 맞춘 다단계 캠페인을 설계합니다.
- 직무별 권한 설계: 팀이 커지면 역할에 따라 볼 수 있는 데이터 범위를 나눕니다.

더 상세한 CRM 활용법이나 허브스팟 기능이 궁금하시다면, 아래 ‘함께 읽으면 좋은 글’을 참고하시면 도움이 됩니다.
또, 기능별 무료 강의는 허브스팟 아카데미에서 직접 수강할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q1. 허브스팟 무료 체험판에서는 연락처를 몇 명까지 관리할 수 있나요?

무료 플랜에서 연락처 수 자체에는 제한이 거의 없습니다. 다만, 마케팅 이메일 발송 대상이 되는 ‘마케팅 연락처’는 별도로 과금됩니다. 따라서 무료 체험판에 저장된 연락처로는 직접 이메일 발송은 불가하지만, 순수하게 연락처를 저장하고 CRM으로 관리하는 것은 부담 없이 체험해볼 수 있습니다.

Q2. 스마트폰에서도 똑같이 쓸 수 있나요?

iOS·안드로이드 앱으로 연락처 조회, 거래 상태 확인, 활동 기록은 가능합니다. 다만, 파이프라인 구조 변경이나 워크플로우 설정 같은 고급 작업은 PC 브라우저에서 하는 것이 편합니다.

Q3. 꼭 순서대로 세팅해야 하나요?

반드시 권장드립니다. 연락처가 있어야 파이프라인에 거래를 올리고, 이메일 기록이 쌓여야 자동화와 리포트가 의미있기 때문입니다. 순서를 지켜 세팅하면 데이터가 뒤엉키지 않고 깔끔하게 연결됩니다.

허브스팟은 처음 세팅에 조금 손이 갈 수 있지만,
기초 구조만 잡으면 그다음부터는 데이터가 알아서 쌓이고 팀의 일하는 방식이 달라집니다.
연락처·파이프라인·자동화가 하나로 이어지는 순간, 허브스팟은 매출을 만드는 운영 시스템이 되죠.

혼자 세팅하다 막히는 지점이 생긴다면, 그때가 전문가의 손길이 필요한 순간입니다.
경성솔루션은 초기 설정부터 실무 활용까지 함께하는 허브스팟 온보딩을 제공하고 있으니,
도입을 고민 중이라면 상담을 신청해보세요.
30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해 무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.

경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

[ 1시간 무료 진단 신청하기 ]

[ 허브스팟 온보딩 알아보기 ]