허브스팟 vs 노션 CRM 템플릿 | 노션으로 고객관리가 되는 지점과 한계

노션으로 일하는 팀이라면 고객 목록과 영업 현황도 자연스럽게 노션에 정리하게 됩니다.
템플릿 하나만 복제하면 바로 사용할 수 있으니까요.

노션 CRM은 소수 인원이 거래를 정리할 때는 충분하지만,
고객과의 기록과 후속 연락을 팀이 함께 관리할 때는 한계가 발생합니다.
예를 들어, 고객에게 마지막으로 보낸 메일은 노션의 딜 보드에서 찾을 수 없습니다.

이 글은 노션 CRM 템플릿을 찾아오신 분에게나,
CRM을 알아보시는 분 모두에게 유용하도록 구성했습니다.

노션으로 되는 일과 안 되는 일을 나누고,

• 노션 템플릿을 어떻게 보완하면 좋은지와
• 언제 허브스팟 같은 CRM으로 옮기면 되는지를 함께 정리해보겠습니다.

노션 CRM, 어디까지 관리할 수 있을까?

노션 CRM은 노션의 데이터베이스에 고객·회사·거래를 행으로 쌓고,
보드 보기에서 거래 단계를 옮겨 가며 관리하는 방식입니다.
별도의 CRM 제품이 아니라, 데이터베이스 기능을 고객관리 용도로 쓰는 것입니다.

따라서 노션에서 할 수 있는 일도 데이터베이스로 할 수 있는 일과 같습니다.
예를 들어 고객 목록 정리, 담당자·단계·금액 같은 속성 관리,
회사와 거래를 잇는 관계형 속성, 필터와 정렬로 만든 보기가 대표적입니다.

노션 유료 요금제에서는 데이터베이스 자동화도 쓸 수 있습니다.
페이지가 추가되거나 속성이 바뀌면 알림을 보내고, 다른 속성을 고치는 기능입니다.

정리하자면 ‘목록과 단계를 정리’하는 데까지는 노션 CRM으로 충분합니다.
문제는 목록 정리 외의 기능이 필요할 때 생기죠.

노션 CRM 템플릿의 강점

노션 CRM 템플릿이 꾸준히 검색되는 데는 이유가 있습니다.
작은 팀에게 필요한 장점이 분명하기 때문입니다.

• • 자유로운 구조: 속성과 보기를 우리 팀 방식대로 바로 바꿀 수 있습니다. 영업 단계가 자주 바뀌는 초기 팀에 알맞습니다

• • 문서와 고객 정보를 한곳에 모을 수 있음: 미팅 메모, 제안서 초안, 회의록을 고객 페이지 안에 함께 둘 수 있습니다. 따라서 맥락을 찾으러 다른 도구를 활용할 필요가 없습니다

• • 빠르게 사용할 수 있음: 템플릿을 복제하면 당일부터 바로 사용 가능합니다. 따로 세팅 기간이 필요 없습니다

• • 학습 부담이 적음: 이미 노션으로 일하는 팀이라면 새 도구를 배울 필요가 거의 없습니다
    
    

여기까지만 보면 부족한 게 없어 보입니다.
실제로 이 장점이 계속 유효하기에, 노션을 쭉 활용해도 괜찮은 팀도 있습니다.

노션 고객 관리를 유지하는 게 더 나은 경우

아래의 상황에 해당하신다면, 지금은 노션 고객관리를 유지하는 편이 낫습니다.

• • 영업 담당자가 1~2명이고, 고객 연락을 직접 챙기는 경우
  • 거래 수가 적고, 한 건의 주기가 긴 경우
  • 영업보다 프로젝트·납품 관리가 업무의 핵심인 경우.
  • 영업 프로세스가 아직 자주 바뀌는 경우

이 단계에서 CRM을 도입하면, 단계와 속성을 설계하더라도 몇 주 만에 다시 바뀌게 됩니다.
설계가 안정되지 않은 상태에서는 도구를 바꾸는 비용이 더 커집니다.

따라서 솔직하게 말씀드리자면,
프로세스가 안착되기 전에는 노션 CRM으로도 충분할 수 있습니다.

 

한눈에 보는 노션 CRM vs 허브스팟 비교표

고객관리에서 자주 비교하는 항목을 표로 정리했습니다.
노션 기능과 요금은 2026년 10월 기준 노션 공식 요금 페이지와, 도움말을 기준으로 했습니다.

차이가 생기는 곳은 이메일 기록, 후속 연락, 리포트입니다.
셋 다 여러 사람이 같은 고객을 다룰 때 필요해지는 기능입니다.

허브스팟의 비용 구조는 허브와 등급에 따라 달라집니다.
등급별 차이는 허브스팟 가격 정책 정리에 모아 두었습니다.

노션의 네 가지 한계

온보딩 현장에서 노션 딜 트래커를 쓰던 팀을 만나면, 비슷한 얘기를 자주 듣게 됩니다.
업종은 달라도 문제가 생기는 지점은 거의 같기 때문입니다.

1) 고객과 주고받은 기록이 노션 밖에 있다

메일은 담당자 개인 수신함에, 통화 기록은 휴대폰에만 남습니다.
노션 페이지에는 누군가 직접 옮겨 적은 요약만 있습니다.

따라서, 요약을 적는 걸 깜빡한 날의 이력은 노션에 누락됩니다.
고객 이력이 사람마다 끊겨 있으니 담당자가 바뀌면 처음부터 다시 파악해야 합니다.

2) 후속 연락 기한이 사람 기억에만 남는다

다음 연락일을 날짜 속성으로 만들어 두는 팀이 많습니다.
날짜 속성에 리마인더를 걸 수는 있지만, 알림은 설정한 본인에게만 갑니다.
담당자가 바뀌거나 다른 사람이 기한을 챙겨야 하는 경우에는 알림이 이어지지 않습니다.

이 경우, 노션의 자동화의 반복 트리거로 정기 알림을 보낼 수는 있습니다.
다만 거래마다 기한이 달라, 담당자의 할 일로 자동으로 넘어가게 하려면 따로 설계가 필요합니다.
결국 누군가 보드를 열어 확인해야 하고, 바쁜 주에는 후속 연락이 누락될 수도 있습니다.

이때, 누락된 기록이 노션에 알아서 쌓이는 것도 아니기 때문에
또다시 맥락이 끊겨 완전히 잊히는 후속 연락이 생길 수도 있습니다.

결국 거래마다 다른 기한을 담당자의 할 일로 넘기려면 따로 설계해야 합니다.

3) 팀원마다 보는 상황이 달라 현황 파악이 어려워진다

노션의 자유로움이 여기서는 약점이 됩니다.
팀원이 각자 뷰(보기)를 만들고 속성을 추가하다 보면,
같은 거래가 어떤 보기에서는 제안 단계로, 다른 보기에서는 협상 단계로 보입니다.

그러면 대표가 이번 달 현황을 물어볼 때, 팀원마다 보고하는 숫자가 달라지죠.
결국 어느 쪽이 맞는지 맞춰 보는 데 회의 시간이 소모됩니다.

4) 데이터베이스 통합 집계가 어려워진다

고객·회사·거래·미팅을 관계형 데이터베이스로 나눠 연결할수록 구조는 정교해집니다.
그런데 데이터베이스를 넘나드는 집계는 어려워져서,
문의 경로별 계약 전환율 같은 질문에 답하려면 롤업과 수식을 여러 겹 쌓아야 합니다.

노션 템플릿을 보완하면 개선할 수 있는 문제들

아래 세 가지만 정리해도 노션 CRM을 꽤 오래 쓸 수 있습니다.

1. 1. 단계 속성을 하나로 고정합니다 : 선택 속성 하나에 단계 값을 정해 두고, 새 값은 한 사람만 추가하게 합니다.
   2. 담당자와 다음 연락일 속성을 추가합니다 : 모든 거래에 누가, 언제 다시 연락하는지가 비어 있지 않게 합니다.
   3. 공용 보기 하나를 기준으로 정합니다 : 개인 보기는 자유롭게 두되, 보고와 회의는 공용 보기의 데이터로만 합니다.
      
      

이렇게 정리해두면, 나중에 CRM으로 옮길 때 그대로 활용 가능합니다.
단계 값과 담당자 속성이 정돈돼 있으면 데이터 이전 작업도 훨씬 짧아지니 일석이조입니다.

CRM으로 옮겨야 할 시점

그렇다면 언제 CRM으로 옮겨야 할까요?
직원 수보다, 아래의 신호가 나타나는지를 보시는 편이 정확합니다.

두 개 이상 해당한다면, 노션 템플릿을 더 보완하기보다, 구조를 바꾸는 편이 비용이 더 저렴합니다.

허브스팟으로 옮길 때의 장점

허브스팟은 고객 기록을 사람이 아니라, ‘고객 레코드’에 쌓는 구조입니다.
달라지는 지점은 세 가지입니다.

• • 메일·미팅 기록이 고객 레코드에 자동으로 쌓입니다 : 메일함을 허브스팟에 연결하고 CRM이나 허브스팟 세일즈 확장 프로그램으로 메일을 보내면, 주고받은 메일이 해당 연락처의 타임라인에 기록됩니다. 따라서 담당자가 바뀌어도 이력은 그대로입니다.

• • 단계 이동이 후속 작업으로 이어집니다 : 딜이 특정 단계로 넘어가면 할 일이 자동으로 생성되도록 파이프라인을 설정할 수 있고, 조건이 복잡한 후속 작업은 워크플로우 자동화로 연결합니다. (Professional 이상)

• • 리포트가 같은 데이터에서 나옵니다 : 연락처·회사·딜이 처음부터 연결돼 있어서, 문의 경로별 전환율 같은 질문을 롤업 없이 리포트로 확인합니다.
    
    

경성솔루션이 CRM을 볼 때 쓰는 5단계
(리드 수집 → 세일즈 파이프라인 → 고객 데이터 관리 → 마케팅 자동화 → 성과 측정)로 보면,
차이가 더 분명합니다.

노션 CRM은 세일즈 파이프라인 일부를 대신할 뿐이지만,
허브스팟은 다섯 단계를 하나의 CRM 데이터 구조 위에서 연결하기 때문입니다.

물론 허브스팟은 노션만큼 화면을 자유롭게 바꾸지는 못합니다.
대신 필요한 항목은 사용자 정의 속성과 파이프라인 단계로 추가할 수 있고,
사용자별 권한으로 쓰지 않는 메뉴를 숨길 수 있습니다.

대부분의 팀이 원하는 수준은 이 범위에서 해결됩니다.
작은 팀이 허브스팟을 어떻게 활용하는지는 스타트업 CRM 활용 사례에서 더 자세히 다뤘습니다.

노션 데이터 이전하는 방법과 옮기기 전 정리할 항목

노션 데이터베이스는 CSV로 내보내 허브스팟으로 가져올 수 있습니다.
다만, 관계형 속성은 연결된 페이지 이름이 담긴 텍스트로 풀려 나옵니다.

따라서 회사와 거래의 연결이 끊긴 채 들어가지 않도록,
내보내기 전에 아래의 항목을 먼저 정리합니다.

1. 1. 데이터베이스를 고객·회사·거래로 나눕니다 : 한 데이터베이스에 섞여 있으면 허브스팟의 연락처·회사·거래로 나눠 담기 어렵습니다.
      
      
   2. 관계형 속성을 정리합니다 : 연결 대상을 이름이 아니라 고유값(연락처 이메일, 회사 도메인)으로 찾을 수 있게 열을 추가합니다.
      
      
   3. 단계 값 표기를 통일합니다 : 제안, 제안중, 제안 완료처럼 나뉜 값을 하나로 맞춰야 파이프라인 단계에 그대로 대응됩니다.
      
      
   4. 이메일 키값을 확인합니다 : 허브스팟은 이메일 주소를 기준으로 중복 연락처를 걸러내므로, 빈 칸과 오타를 먼저 정리합니다.
      
      
   5. CSV로 내보냅니다 : 데이터베이스별로 따로 내보내고, 원본은 이전이 끝날 때까지 보관합니다.
      
      

자동화는 CSV에 담기지 않기 때문에 허브스팟에서 새로 설계합니다.
경성솔루션 온보딩에서는 이 정리와 가져오기, 검증까지 온보딩 범위 안에서 함께 진행합니다.
데이터 이전을 따로 맡기실 필요는 없습니다.

조직별로 노션과 CRM 중 더 맞는 경우

노션이 더 나은 조직

• • 영업 담당자 1~2명이 거래를 직접 챙기는 조직
  • 고객과의 연락이 대부분 한 사람을 거치는 조직
  • 프로젝트와 문서 관리가 업무의 중심인 조직
    
    

CRM이 더 맞는 조직

• • 같은 고객을 마케팅·영업·CS 여러 사람이 응대하는 조직
  • 후속 연락이 여러 번, 정해진 간격으로 필요한 조직
  • 대표나 팀장이 현황과 성과를 수시로 확인하는 조직
    
    

둘 중 하나만 고를 필요는 없습니다.
문서와 회의록은 노션에, 고객 데이터와 영업 이력은 허브스팟에 두는 구성도 현실적인 선택지입니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 노션 CRM 템플릿만 잘 만들면 충분할까요?

담당자가 적고 고객 연락을 주로 한 사람만 응대한다면 괜찮습니다.
다만 템플릿은 목록과 단계를 정리해 줄 뿐, 메일 기록과 후속 알림까지 해결해주지는 않습니다.
앞의 전환 신호가 보이기 시작하면 템플릿을 고치는 것만으로는 해결이 어렵습니다.

Q. 노션과 허브스팟을 같이 쓸 수 있나요?

쓸 수 있습니다.
허브스팟 앱 마켓플레이스에는 외부 개발사가 만든 노션 연동 앱이 있어,
거래 정보로 노션 페이지를 만드는 식의 연결이 가능합니다.
연동 범위와 요금은 앱마다 다르므로 도입 전에 확인하셔야 합니다.

Q. 노션 데이터를 그대로 옮길 수 있나요?

목록 데이터는 CSV로 옮길 수 있습니다.
관계형 속성과 자동화는 그대로 옮겨지지 않으므로, 연결 관계는
이메일·도메인 같은 고유값으로 다시 잇고 자동화는 허브스팟에서 새로 만듭니다.

Q. 팀이 3명인데도 CRM이 필요할까요?

기준은 인원이 아니라 같은 고객의 기록을 여러 사람이 함께 봐야 하는가입니다.
3명이 같은 고객을 나눠 응대한다면 CRM의 효과가 바로 나타납니다.

Q. 허브스팟을 무료로 먼저 써 볼 수 있나요?

네. 무료 체험판으로 연락처·딜 관리 화면을 먼저 써 보시고,
워크플로우나 맞춤 리포트가 필요해지는 시점에 정식 버전으로 도입하는 순서를 권합니다.

노션에서 CRM으로 옮기는 기준은 인원 수가 아니라,
고객과의 기록을 여러 사람이 함께 봐야 하는가입니다.

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정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

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