허브스팟 영업 파이프라인 설계 | 딜 스테이지 정의·필수 속성·단계별 자동화

영업 파이프라인은 진행 중인 거래를 단계별로 나눠 현황과 예상 매출을 읽는 구조입니다.
여기서 단계를 나누는 기준이 분명해야 리포트 수치가 정확해집니다.

‘이번 달 계약이 몇 건 나올까요?’
이 질문에 담당자마다 다른 답이 나온 적 있으신가요?
이런 문제는 영업 파이프라인의 각 단계를 생각하는 기준이 서로 달라서 생깁니다.

예를 들어, 같은 ‘제안’ 단계라도
어떤 담당자는 견적만 보내면 제안 단계라 생각하고,
어떤 담당자는 미팅만 잡아도 제안 단계라고 생각합니다.

이렇게 되면 영업 파이프라인에 진행 중인 거래가 아무리 많아도
단계별 거래 수·예상 매출은 믿을 수 없는 숫자가 됩니다.

담당자별 엑셀 견적에서 영업 파이프라인으로 옮긴 제조·유통사 사례에서도
가장 먼저 문제가 됐던 점은 이 ‘같은 단계, 다른 해석’의 문제였습니다.

이런 문제를 해결하려면 영업 파이프라인을 잘 설계하는 것이 중요합니다.
이 글에서는 허브스팟에서 영업 파이프라인을 설계하는 순서를 다룹니다.

단계별 정의의 기준 → 파이프라인 생성 → 단계별 필수 속성 → 단계 이동 자동화 → 보드·리포트로 읽기의 순서로, ‘단계를 어떻게 정의하고 운영하는가’에 집중하여 허브스팟 화면을 세팅해보겠습니다.

파이프라인 설계에 함께 활용되는 속성 타입과 워크플로우 자동화는
경성솔루션의 기존 글들을 참고하시면 됩니다.

영업 파이프라인이란? 거래가 어디에 있는지 한눈에 보는 구조

영업 파이프라인은 거래 한 건마다 카드 한 장을 만들어,
그 카드가 ‘문의 → 검토 → 제안 → 협상 → 계약’처럼
정해진 거래의 단계를 지나가게 만든 구조입니다.

허브스팟에서는 이 카드 한 장을 거래(Deal, 딜) 이라고 부릅니다.

거래의 각 단계에는 성공 확률이 붙습니다.
허브스팟은 각 단계에 있는 거래 금액에 그 단계의 확률을 곱해 가중 금액을 계산하고,
보드 화면에 단계별 합계로 보여 줍니다.

[화면 1] 보드 보기 : 단계별 ‘총 금액’과 확률을 곱한 ‘가중치 금액’이 열 아래에 자동으로 합산됩니다 (샌드박스 예시 데이터)

따라서 단계별 기준만 정확하다면
‘이번 분기 예상 매출’이 담당자의 감이 아니라 파이프라인에서 바로 나옵니다.

경성솔루션은 CRM 운영을
리드 수집 → 세일즈 파이프라인 → 고객 데이터 관리 → 마케팅 자동화 → 성과 측정의 5단계로 봅니다.

여기서 두 번째 단계인 ‘세일즈 파이프라인’의 정의에 따라
자동화와 성과 측정이 좌우되므로, 올바른 CRM 운영을 위해서는
영업 파이프라인의 각 단계를 정확하게 정의하는 것이 무엇보다 중요합니다.

 

 

파이프라인과 엑셀 현황표의 차이

엑셀 현황표로도 거래 목록과 상태를 적을 수 있습니다.
하지만, 아래의 세 가지가 남지 않습니다. 

• • 단계별 이동 이력: 엑셀은 셀을 덮어쓰면 이전 상태가 사라지기 때문에 단계별 이동 이력이 제대로 남지 않습니다. 하지만, 허브스팟은 거래가 어느 단계에 며칠 머물렀는지, 누가 언제 옮겼는지가 레코드에 자동으로 남습니다.

• • 단계별 금액 합계: 허브스팟은 보드에서 단계별 거래 금액과 가중 금액이 자동 합산되는 것과 달리, 엑셀은 상태 값 표기가 조금만 달라도 집계가 되지 않습니다.

• • 담당자의 맥락: 엑셀 현황표는 기존 담당자의 퇴사와 함께 업무 맥락이 사라집니다. 반면, 허브스팟은 거래에 연결된 이메일·미팅·메모가 레코드에 남습니다.

따라서, 거래 상태를 더 정확히 파악하고 수치로도 확인하기 위해서는
엑셀 현황표보다 허브스팟을 활용하는 편이 더 현실적입니다.

단계를 나누는 기준은 영업팀이 한 일이 아니라, ‘고객이 한 일’

파이프라인을 설계할 때 가장 흔히 하는 실수는 ‘단계 이름을 영업 활동으로 짓는 것’입니다.
‘견적 발송’, ‘미팅 진행’처럼 영업팀이 한 일을 단계 이름으로 지으면,
영업팀은 대응했지만 고객이 반응하지 않는 거래가 다음 단계로 넘어갑니다.

이때는 기준을 바꾸는 것이 필요합니다.
단계는 고객이 한 일, 즉 다음 단계로 넘어갈 근거가 남는 사건으로 정의합니다.
이것을 ‘종료 조건’이라고 부릅니다. 

• • 영업팀이 한 일: ‘견적 발송’ → 고객이 한 일: ‘고객이 견적을 받고 검토 일정을 확인함’
  • 영업팀이 한 일: ‘미팅 진행’ → 고객이 한 일: ‘고객이 요구사항과 예산 범위를 말해 줌’
  • 영업팀이 한 일: ‘계약서 전달’ → 고객이 한 일: ‘고객이 계약 조건에 동의하고 서명 일정을 잡음’

종료 조건이 정해지면 담당자가 달라지더라도, 카드를 옮기는 시점이 같아집니다.
따라서 단계 이름은 팀 전원이 쓰는 업무 용어로 통일하고,
해석이 갈리는 이름은 피하셔야 합니다.

 

단계 설계 예시 (표)

B2B 일반형 영업 파이프라인을 기준으로 단계·종료 조건·성공 확률·필수 입력을 한 표에 묶었습니다. 성공 확률은 예시값이며, 조직의 과거 전환율에 맞춰 조정하시면 됩니다.

허브스팟이 새 파이프라인에 기본으로 넣어 주는 단계는
약속 예약됨(20%) → 구매 자격 갖춤(40%) → 프레젠테이션 예약됨(60%) → 의사 결정자 동의(80%) → 계약서 전송됨(90%) → 성사된 거래(100%) / 성사되지 않은 거래(0%)입니다.

이를 그대로 쓰기보다, 우리 거래 흐름에 맞춰
이름과 종료 조건을 다시 정하는 편이 안전합니다.

 

영업 단계의 수를 적절하게 유지하기

거래의 단계가 너무 많으면 담당자가 카드를 옮기지 않게 될 수 있습니다.
옮길 때마다 ‘지금이 어느 단계인지’ 고민해야 하기 때문입니다.
반대로, 단계가 너무 적으면 병목이 어디서 생기는지 보이지 않습니다.

따라서 종료 조건을 한 문장으로 설명할 수 없는 단계는 하나로 합칩니다.
만약, ‘제안서 작성 중’과 ‘제안서 검토 중’의 차이를 말로 설명할 수 없다면 하나의 단계입니다.
온보딩 현장에서는 열린 단계 4~6개에 계약 성공·실패를 더한 구성이 가장 오래 유지됩니다.

허브스팟에서 파이프라인 만드는 순서

허브스팟 한국어 화면 기준으로 아래 순서로 진행합니다.

1. 설정 › 데이터 관리 › 개체 › 거래 › 파이프라인 탭으로 들어갑니다. 여기서 기본 파이프라인을 수정하거나 ‘파이프라인 만들기 › 처음부터 만들기’로 새로 만듭니다.

2. 파이프라인 이름을 정합니다. ‘신규 영업’, ‘갱신 영업’처럼 어떤 거래가 들어오는 곳인지 이름만 보고도 알 수 있게 짓습니다.

[화면 2] 파이프라인 만들기 : 이름만 입력하면 기본 단계 7개가 들어간 파이프라인이 생성됩니다

3. 단계 이름을 클릭해 종료 조건이 드러나는 이름으로 바꾸고, ‘+ 단계 추가’로 부족한 단계를 넣거나 쓰지 않는 단계는 삭제합니다. 왼쪽 손잡이를 끌면 순서가 바뀝니다.

4. 단계마다 확률을 지정합니다. 드롭다운에는 10% 단위 값이 있고, 75%처럼 다른 값은 숫자를 입력한 뒤 ‘옵션 추가’로 넣습니다. 계약 성공은 ‘성사(100%)’, 계약 실패는 ‘손실(0%)’로 두어야 매출 리포트가 정상적으로 집계됩니다.

[화면 3] 단계 편집 : 기본 단계를 ‘문의 접수 → 요구사항 확인 → 제안·견적 → 협상 → 계약 성공 / 계약 실패’로 바꾸고 단계별 확률을 지정한 상태 

5. 단계마다 조건부 단계 속성에서 필수로 받을 항목을 지정합니다. 단계 행에 마우스를 올리면 나오는 ‘규칙 추가’에서 설정하며, 이 내용은 다음 섹션에서 다룹니다.

6. 저장 후 보드 보기로 돌아가 거래를 하나 만들어 단계를 옮겨 보면서 확인합니다.

거래를 만들고 단계를 옮기는 실제 화면은 아래 영상에서 확인하실 수 있습니다.

[화면 4] 보드에서 거래 만들기 : ‘거래 추가’를 누르면 거래 이름·파이프라인·단계·금액을 입력하는 창이 열립니다 (영상 0:40)

[화면 5] 단계 이동 : 영업이 진행되면 카드를 다음 단계 열로 끌어다 놓습니다 (영상 1:23)

 

단계마다 필수로 받을 항목 정하기

허브스팟은 거래가 특정 단계로 들어올 때 지정한 속성을 입력 창으로 띄우고,
‘필수’로 표시한 항목은 값을 넣기 전까지 저장되지 않도록 막습니다.
이 기능이 ‘조건부 단계 속성’입니다.

설정 방법은 간단합니다. 파이프라인 설정의 단계 행에서 ‘규칙 추가’를 누르면
‘제어 속성 = 거래 단계’가 이미 잡혀 있고, 아래 종속 속성에 받을 항목을 추가한 뒤 ‘필수’에 체크하면 됩니다.

[화면 6] 조건부 단계 속성 : ‘요구사항 확인’ 단계에 들어올 때 금액과 거래 성사 날짜를 필수로 받도록 설정한 화면. 오른쪽 미리 보기에 실무자가 보게 될 입력 창이 그대로 보입니다

이때, ‘점수·계산 속성’처럼 읽기 전용인 속성은
단계 속성으로 쓸 수 없습니다.

거래에서 필수 입력은 단계마다 1~2개로 제한합니다.
첫 단계부터 열 가지 필수 입력 항목을 한꺼번에 설정하면
실무자는 아무 값이나 넣거나, 카드 옮기기에 어려움을 느낄 수 있기 때문입니다.

[화면 7] 거래 생성 시 : 단계를 ‘요구사항 확인’으로 고르면 그 단계의 필수 항목(금액·거래 성사 날짜)이 ‘종속 속성’ 블록으로 바로 나타납니다

 

성공 확률과 예상 금액

매출 예측은 ‘예상 금액 × 성공 확률’입니다.
따라서 예상 금액이 비어 있으면 그 거래의 예상 매출은 0원으로 잡힙니다.

그러니 금액은 ‘요구사항 확인’ 단계에서 고객에게 예산을 물어
필수 항목으로 넣고, 이후 견적·계약 금액으로 갱신합니다.
거래 성사 날짜(예상 마감일)도 같은 시점에 받아야 월별 예측이 나옵니다.

실패 사유는 반드시 받기

계약 실패 단계로 옮길 때 실패 사유를 드롭다운으로 필수 입력하게 하셔야 합니다.
예를 들어 ‘가격, 경쟁사 선택, 일정 연기, 담당자 변경, 연락 두절’처럼,
선택지를 고정해둬야 손실 분석이 됩니다.

[화면 8] ‘계약 실패’ 단계의 조건부 속성 : 드롭다운 속성 ‘실패 사유’를 종속 속성으로 넣고 필수에 체크한 상태

[화면 9] 실제 동작 : 거래를 ‘계약 실패’로 옮기는 순간 ‘종속 속성’ 창이 뜨고, 실패 사유를 고르기 전까지 저장 버튼이 비활성화됩니다

실패 사유가 없으면 거래가 성사되지 못한 이유도 알 수 없고,
개선의 여지도 사라지게 되니 꼭 실패 사유의 선택지도 설계해두는 것이 좋습니다.

 

단계 이동에 거는 자동화 (표)

단계 정의가 끝나면, 거래가 단계에 들어올 때마다 나오는 후속 작업을 자동화합니다.
보드에서 단계 열 위에 마우스를 올리면 열 아래에 ‘자동화’ 버튼이 나타나고,
이 버튼을 누르면 작업 생성 및 할당, 내부 이메일 알림 보내기, 레코드 편집의 세 가지 자동화를 바로 걸 수 있습니다.

[화면 10] 보드의 ‘자동화’ 버튼 : 단계 열마다 ‘작업 생성 및 할당 / 내부 이메일 알림 보내기 / 레코드 편집’을 템플릿으로 고르거나 ‘처음부터 만들기’로 워크플로우를 엽니다

이보다 더 복잡한 자동화는 워크플로우로 만듭니다.
설정 › 파이프라인의 ‘자동화’ 탭에서도 단계별로 같은 자동화를 만들고 켤 수 있습니다.

[화면 11] ‘문의 접수’ 단계 자동화 : 거래가 이 단계에 들어오면 ‘문의 고객에게 1영업일 내 첫 연락’ 작업을 만들도록 설정하고 켠 상태

담당자 배정·알림을 워크플로우로 거는 방법은 허브스팟 워크플로우 설정 가이드에서,
견적 뒤 팔로업 이메일을 순서대로 보내는 방법은 허브스팟 시퀀스 사용법에서 다뤘습니다.

다만 단계별 자동화는 세일즈 허브 정식 버전에서,
워크플로우는 Professional 이상에서 제공된다는 점은 확인하셔야 합니다.

 

파이프라인을 나눠야 하는 경우

‘영업팀은 하나니까 영업 파이프라인도 하나’라고 생각하기 쉽습니다.
그런데 신규 판매와 갱신, 장비 판매와 대여, 판매와 AS처럼 단계가 다르거나,
주기가 다른 거래를 한 파이프라인에 섞으면 성공 확률이 섞여 예측이 틀어집니다.

이 경우, 같은 단계 이름과 종료 조건으로 설명될 때만
하나의 파이프라인을 사용하고, 그렇지 않으면 나눕니다.

파이프라인을 나누면 각 파이프라인마다 필수 속성과 자동화를 설정해야 하므로,
꼭 필요한 만큼만 나누는 것이 좋습니다.

만들 수 있는 파이프라인 개수의 한도는 등급에 따라 다릅니다.
무료 체험판은 기본 파이프라인 1개만 쓸 수 있고,
정식 버전에서는 추가 파이프라인을 여러 개 만들 수 있습니다.

[화면 12] 파이프라인 목록 : 현재 개수와 ‘남은 파이프라인 수’가 목록 위에 표시되고, 각 행에서 단계·조건부 속성·자동화를 따로 관리합니다.

정확한 한도는 허브스팟 공식 문서의 파이프라인 설정 안내와
계정의 설정 › 데이터 모델 › 한도 탭에서 확인하실 수 있습니다.

 

보드 보기와 리포트로 현황 읽기

설계가 끝나면 두 화면에서 영업 파이프라인을 확인할 수 있습니다.

• • 보드 보기에서는 단계별 카드 수와 금액 합계, 한 단계에 오래 머문 카드를 찾습니다. 허브스팟은 단계에 머문 기간을 카드에 표시하므로 정체된 거래를 바로 찾아낼 수 있습니다.

• • 리포트에서는 단계별 전환율, 평균 소요 기간, 실패 사유 분포를 봅니다. 이 숫자는 앞에서 정의한 종료 조건과 필수 입력이 지켜져야 나옵니다.

리포트 구성은 허브스팟 리포팅·대시보드 활용법에서 다뤘습니다.

Professional 이상에서는 파이프라인 규칙으로 단계 건너뛰기와 뒤로 이동을 제한하고,
거래를 만들 수 있는 단계를 정할 수 있습니다.
담당자가 단계를 건너뛰어 집계가 깨지는 일을 설정으로 막는 방법입니다.

[화면 13] 파이프라인 규칙 탭 : 생성 가능 단계 제한, 단계 건너뛰기 제한, 뒤로 이동 제한, 편집 권한 제어, 승인 프로세스를 토글로 켭니다

 

자주 하는 설계 실수

온보딩 현장에서 반복해서 보는 영업 파이프라인 설계 실수는 다섯 가지입니다. 

1. 1. 단계 이름이 담당자마다 다르게 해석되는 경우: ‘진행 중’처럼 해석이 갈리는 이름은 ‘종료 조건’을 기준으로 바꿔야 합니다.
   2. 단계가 10개를 넘는 경우: 보드가 한 화면에 들어오지 않으면 거래의 이동이 멈춥니다.
   3. 실패 사유를 받지 않는 경우: 어디서 거래가 실패하는지 확인할 수 없습니다.
   4. 필수 입력을 첫 단계부터 한꺼번에 거는 경우: 실무자가 아무 값이나 넣게 됩니다.
   5. 성격이 다른 거래를 한 파이프라인에 섞는 경우: 성공 확률이 섞여 예측이 틀어집니다.
      
      

 

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 파이프라인은 몇 개까지 만들 수 있나요?

등급별로 다릅니다.

• • 무료 체험판은 기본 파이프라인 1개,
  • 정식 버전은 추가 파이프라인을 여러 개 만들 수 있습니다.

한도는 요금 체계에 따라 달라지므로 설정 › 데이터 모델 › 한도 탭에서 확인하시는 것이 정확합니다.

Q2. 운영 중에 단계를 바꿔도 되나요?

가능합니다. 단계를 삭제하면 그 단계의 거래를 다른 단계로 옮겨야 하고,
이름을 바꾸면 리포트 구분도 함께 바뀝니다.
단계를 바꾸기 전에 그 단계에 걸린 자동화와 필수 속성을 먼저 점검하셔야 합니다.

Q3. 성공 확률은 어떻게 정하나요?

처음에는 예시값으로 시작하고, 3~6개월 운영 데이터가 쌓이면
단계별 실제 전환율로 교체합니다. 확률은 예측 정확도에 직접 영향을 주므로
감이 아니라 과거 데이터로 정하셔야 합니다.

Q4. 엑셀 현황표를 그대로 옮길 수 있나요?

옮길 수 있습니다.
다만 엑셀의 상태 값이 파이프라인 단계 이름과 모두 같아야 가져오기로 매핑되므로,
상태 값을 새 단계 이름으로 정리하는 작업이 먼저입니다.
데이터 이전은 경성솔루션 온보딩 범위 안에서 함께 진행합니다.

Q5. 세일즈 허브 없이도 파이프라인을 쓸 수 있나요?

기본적인 영업 파이프라인은 무료 체험판에서도 제공됩니다.
다만 단계별 자동화·워크플로우·파이프라인 규칙처럼 운영을 지키는 기능은
세일즈 허브 정식 버전이 필요합니다.
영업팀이 실제로 쓰는 범위는 세일즈 허브 안내 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

영업 파이프라인 설계의 핵심은 결국 하나입니다.
단계를 우리가 한 일이 아니라 고객이 한 일로 정의하고,
그 단계에서 꼭 필요한 값만 받는 것입니다.

이 기준이 바로 서면 자동화와 리포트는
이 토대 위에서 돌아갑니다.

우리 조직의 거래 흐름을 어떤 단계로 나눠야 할지 고민이라면,
고객사의 영업 프로세스와 KPI에 맞춰 파이프라인부터 리포트까지
커스텀으로 설계하는 경성솔루션의 허브스팟 온보딩 상담을 받아 보세요.

30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해
무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.

경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

[ 1시간 무료 진단 신청하기 ]

[ 허브스팟 온보딩 알아보기 ]

함께 읽으면 좋은 글

---

► 허브스팟 세일즈 허브 | B2B 영업팀이 알아야 할 핵심 기능과 활용법
► 허브스팟 CRM 사용법 | 초보자를 위한 단계별 시작 가이드
► 허브스팟 온보딩 완벽 가이드 | 도입 첫 30일 로드맵과 체크리스트
► 허브스팟 도입 문의