허브스팟 시퀀스 사용법 | 영업 팔로업 이메일 자동화 설정과 템플릿 예시

허브스팟 시퀀스는 영업 담당자가 보내는 팔로업 이메일과 작업을
정해진 간격으로 자동 실행하는 기능입니다.

미팅은 분명 좋았는데, 2주가 지나도 아무도 다시 연락하지 않은 거래,
팀에 몇 건이나 있으신가요?

대부분의 B2B 영업 조직에서 팔로업은 시스템이 아니라 담당자의 기억력에 달려 있습니다.
바쁜 주에는 사흘이 밀리고, 출장이 겹치면 한 주가 통째로 날아가버리죠.

이 경우, 거래가 계약으로 이어지지 않은 이유는
고객이 식어서가 아니라, 우리가 연락을 멈췄기 때문입니다.

허브스팟 시퀀스는 이 문제를 ‘규칙’으로 해결합니다.
언제 몇 번째 메일을 보낼지, 언제 전화 작업을 띄울지,
고객이 답장하면 언제 멈출지를 미리 정해 두는 방식입니다.

이 글에서는 시퀀스와 워크플로우의 차이부터 시작해,
실제 설정 순서와 바로 쓸 수 있는 팔로업 문구 예시,
그리고 성과를 어떤 지표로 봐야 하는지까지 순서대로 다룹니다.

허브스팟 시퀀스란 :
영업 담당자의 팔로업을 대신 기억해 주는 기능

허브스팟 시퀀스는 개인 메일함에서 하나씩 보내던 팔로업을
CRM 기록과 붙여 자동으로 실행해 주는 도구입니다.
영업 현장에서는 ‘세일즈 시퀀스’라고 부르기도 합니다.

담당자가 리드 한 명의 연락처를 시퀀스에 등록하면, 정해 둔 간격대로 이메일이 나가고
중간중간 ‘전화하기’ 같은 작업(Task)이 담당자 할 일 목록에 뜹니다.
보낸 메일과 열람 기록은 해당 연락처(Contact) 기록에 그대로 남습니다.

여기서 중요한 건 발신 주체입니다.
시퀀스 메일은 마케팅 대량 발송이 아니라, 담당자의 연결된 메일 계정에서 나가는 1:1 영업 메일입니다.
따라서 받는 사람 입장에서는 담당자가 직접 쓴 메일과 똑같이 보입니다.

그래서 시퀀스는 ‘팔로업을 대신 많이 해주는 기능’이 아니라,
연락을 놓치지 않게 도와주는 도구에 가깝습니다.

허브스팟 시퀀스를 쓰려면
세일즈 허브 또는 서비스 허브의 정식 버전(Professional·Enterprise)이 필요하고,
담당자에게 세일즈 또는 서비스 유료 계정이 배정되어 있어야 합니다.
무료 체험판에서는 제대로 사용할 수 없습니다.

시퀀스와 워크플로우의 차이

허브스팟에는 ‘워크플로우’라는 또다른 자동화 도구가 있습니다.
시퀀스를 처음 접하면 워크플로우와 많이 헷갈리기도 하죠.

둘 다 ‘자동화’라는 말을 쓰지만, 역할이 다릅니다. 기준은 누가 보내는가 입니다.

• 담당자가 1:1로 보내는 팔로업이면 시퀀스,
• 시스템이 규칙대로 실행하는 처리면 워크플로우입니다.

정리하면 이렇습니다.

• 웨비나 신청자 300명에게 안내 메일을 보내는 일은 워크플로우의 몫입니다.
• 지난주 미팅한 담당자 한 명에게 제안서를 다시 꺼내 드는 일은 시퀀스의 몫이고요.

이처럼, 리드 배정이나 내부 알림처럼 시스템이 처리해야 하는 영역은
마케팅 자동화 설계 관점에서 따로 잡는 편이 깔끔합니다.

시퀀스를 사용하기 전에 준비할 것

바로 시퀀스 설정부터 시작하고 싶으시겠지만,
준비가 제대로 안 되면 첫 발송에서부터 사고가 납니다.
두 가지만 먼저 확인해 주세요.

이메일 연결과 발송 도메인 상태

허브스팟 시퀀스 메일은 담당자의 개인 메일함에서 나갑니다.
그래서 지메일이나 아웃룩(Office 365) 계정이 허브스팟에 연결되어 있어야 합니다.

[화면 1] 설정 › 일반 › 이메일 탭 : 담당자 개인 메일 계정(G Suite)이
“활성화됨” 상태로 연결돼 있어야 시퀀스 메일이 이 계정에서 나간다.
연결이 없으면 “이메일 계정 연결하기”로 지메일·아웃룩을 붙인다.

연결 계정에는 하루 발송 한도가 있습니다.

• 무료 지메일 계정은 하루 350통,
• 구글 워크스페이스·Office 365·익스체인지 계정은 하루 1,000통입니다.

시퀀스 자체에도 별도 한도가 있습니다.
Professional 유료 계정은 하루 500통, Enterprise 유료 계정은 하루 1,000통이며,
자정 기준이 아니라 24시간 이동 기준으로 계산됩니다.
무료 체험판 계정에서는 이 한도가 늘어나지 않습니다.

템플릿과 개인화 토큰

시퀀스에 넣을 메일은 템플릿으로 미리 만들어 둡니다.
이때 이름·회사명 같은 값은 개인화 토큰으로 넣습니다.

문제는 토큰이 비어 있을 때입니다.
회사명 속성이 채워지지 않는 연락처로 메일이 나가면 인사말이 어색하게 끊깁니다.

따라서 토큰마다 기본값을 반드시 채워 두셔야 합니다.
‘고객님’처럼 어떤 상황에서도 자연스러운 값이면 충분합니다.

[화면 2] 템플릿 본문 › 삽입 › 개인화 토큰 : 유형 “연락처”, 토큰 “이름”, 폴백 값 “고객”.
속성이 비어 있는 연락처에는 폴백 값이 대신 들어간다.
※ 폴백 값을 비워 두면 인사말이 “님, 어제…”처럼 끊겨서 나갑니다. 토큰마다 반드시 채워 두세요.

[화면 3] 새 템플릿 만들기 : 템플릿 이름, 제목, 본문에 삽입된 [연락처: 이름 (고객)] 토큰과 4문장 본문.
오른쪽 “이메일 미리보기 예시”에서 연락처를 골라 실제 발송 모습을 확인할 수 있다.

메일 본문 자체를 다듬는 기준은
이메일 템플릿 제작과 테스트 방법에서 정리한 원칙과 같습니다.

시퀀스 만들기 : 단계·발송 간격·작업 배치

준비가 끝났다면 이제 자동화 프로세스를 세팅합니다.
허브스팟 시퀀스는 여섯 가지 단계 유형의 자동화를 지원합니다.

[화면 4] 자동화 › 시퀀스 : 우측 상단 “시퀀스 만들기”. 목록에는 총 등록 수·회신율·미팅 속도가 시퀀스별로 표시된다.

[화면 5] 새 시퀀스 : “처음부터 시작하기”를 고르면 오른쪽에 1단계 유형 선택이 바로 열린다.
(동적 시퀀스 생성은 AI로 초안을 만드는 옵션)

[화면 6] 1단계 유형 : 자동화된 이메일 / 수동 이메일 작업 / 통화 작업 / 일반 작업 / LinkedIn 영업 내비게이터 InMail·연결 요청.
글에서 설명한 여섯 가지 단계 유형이 이 화면에 그대로 나온다.

1. 자동 이메일 : 정해진 시각에 자동으로 나갑니다. 시퀀스의 뼈대입니다.
2. 수동 이메일 작업 : 담당자에게 ‘이 메일을 직접 보내라’는 알림만 띄웁니다. 문구를 매번 손봐야 하는 ‘제안 메일’에 적합합니다.
3. 전화 작업 : 담당자 할 일 목록에 통화 리마인더(Call task)를 만듭니다.
4. 일반 작업 : 자료 준비, 사내 확인처럼 메일·전화가 아닌 일반 작업의 할 일 목록을 생성합니다.
5. 세일즈 내비게이터 InMail 작업 : 링크드인 연동이 되어 있을 때 사용합니다.
6. 세일즈 내비게이터 연결 요청 작업 : 마찬가지로 링크드인 연동이 필요합니다.
   

[화면 7] 자동화된 이메일 추가 : 기존 템플릿을 고르거나 “새로 만들기”로 그 자리에서 템플릿을 만든다. 시퀀스 하나에 넣을 수 있는 이메일 템플릿은 최대 10개.

[화면 8] 통화 작업 추가 : 작업 제목·메모를 적고 “작업 완료까지 시퀀스 일시 중지”를 켜면,
담당자가 통화 작업을 완료하기 전까지 다음 메일이 나가지 않는다.
※ 이 옵션을 끄면 통화를 하지 않았어도 지연 일수가 지나면 다음 메일이 발송됩니다.

[화면 9] 두 번째 이후 이메일의 스레드 선택 : “회신”(이전 메일 스레드에 이어서) /
“새 스레드”. 팔로업은 회신 스레드로 두는 편이 받는 사람이 맥락을 잇기 쉽다.

한 시퀀스에 넣을 수 있는 이메일 템플릿은 최대 10개입니다.
작업 리마인더는 개수 제한이 없습니다.

또한, 보통 발송 간격은 기본이 영업일 기준입니다.
만약 목요일 오후 5시에 발송 되었던 메일에 ‘3일 뒤 발송’ 시퀀스를 걸면
주말을 건너뛰고 다음 주 화요일 오후 5시에 발송됩니다.

주말을 포함하고 싶다면 ‘영업일에만 발송’ 설정을 끄면 되고,
발송 지연은 최대 90 영업일까지 설정할 수 있습니다.

[화면 10] 단계 사이 “지연” 칩 클릭 : 영업일 수를 입력한다.
기본 단위가 영업일이라 목요일에 나간 메일에 2 영업일 지연을 걸면 다음 주 월요일에 실행된다.

[화면 11] 시퀀스 › 설정 탭 : “영업일에만 단계 실행” 토글과 자동 이메일 전송 창(오전 8:00 ~ 오후 6:00).
주말 발송이 필요하면 이 토글을 끈다.

실무에서는 이렇게 배치하면 무리가 없습니다.

• 첫 메일 다음 2~3영업일 뒤 두 번째 메일,
• 그 사이에 전화 리마인더 하나,
• 마지막 메일은 일주일 뒤 쯤 발송하는 구성입니다.

만약, 다른 형태로는 연락하지 않은 채 메일만 연달아 발송하면
받는 사람에게는 독촉으로 받아들여질 수 있습니다.

[화면 12] 시퀀스 편집기 › 단계 탭 : 상단 요약(전체 단계 3, 완료까지 남은 일수 6, 자동화된 단계 67%)과 1단계 자동화된 이메일.
단계 사이의 “+”로 이메일·작업을 끼워 넣고, “지연” 칩을 눌러 영업일 수를 바꾼다.

[화면 13] 단계를 접어서 본 전체 구성 :
1. 자동화된 이메일(1일차) → 지연 2 영업일 → 2. 통화 작업(3일차, 시퀀스 일시 중지) → 지연 3 영업일 → 3. 자동화된 이메일(6일차).
글의 “등록 당일 → 2영업일 뒤 전화 → 5영업일 뒤 메일” 구성을 그대로 옮긴 예시.

[화면 14] 저장 › 공유 저장 및 관리 : 시퀀스 이름과 공개 범위(비공개 / 모두 / 특정 사용자 또는 팀).
팀 공용 템플릿으로 쓰려면 “모두” 또는 팀 지정.

등록과 자동 해제 조건 설정

설정한 시퀀스를 등록하려면 아래의 화면을 따라가시면 됩니다.

[화면 15] 저장 직후 › 등록 탭 : “연락처 등록”(수동)과 “워크플로 만들기”(조건 자동 등록) 두 가지 진입점.
우측 상단 “연락처 등록” 버튼도 같은 기능.

[화면 16] 연락처 등록 › 연락처 선택 패널 : 검색해서 체크한 뒤 “다음”으로 넘어가면 발송 시각·템플릿을 확인하고 등록한다.
(연락처 레코드나 목록에서도 등록 가능)
※ 등록 즉시 1단계 이메일이 전송 창 안에서 나갑니다. 테스트는 내부 이메일 주소로 먼저 해 보세요.

허브스팟 시퀀스에서는 해제 조건에서 가장 많은 사고가 생깁니다.
시퀀스가 해제되는 경우는 아래와 같습니다.

• 연락처(Contact)에 저장된 사람이 시퀀스 메일에 회신하면 시퀀스가 자동으로 해제됩니다.
• 시퀀스 메일에 담긴 미팅 링크로 미팅을 예약해도 해제됩니다.

두 조건 모두 시퀀스의 ‘Automate(자동화)’ 탭에서 켜고 끌 수 있습니다.

[화면 17] 시퀀스 › 자동화 탭 : “연락처가 이메일에 답장하는 경우 → 등록 취소”,
“연락처가 미팅을 예약하는 경우 → 등록 취소”. 두 토글 중 하나 이상은 켜져 있어야 한다.

이때 해제 범위를 ‘해당 연락처만’으로 할지,
‘같은 회사의 모든 연락처’로 할지도 고를 수 있습니다.
같은 회사 사람 여러 명을 모두 연락처에 저장했다면 후자가 안전합니다.

[화면 18] 해제 범위 드롭다운 : “연락처”(답장한 사람만) / “회사의 모든 연락처”(같은 회사 전원). 한 회사에 여러 명을 등록했다면 후자를 고른다.

여기서 예리한 분들은 한가지 궁금증이 생기셨을 것입니다.
‘시퀀스 메일’에 회신하는 경우 시퀀스가 자동으로 해제된다면,
자리 비움을 알려주는 자동 응답 메일은 어떻게 처리될까요?

다행히 대부분의 자리 비움 자동 응답은 회신으로 여겨지지 않지만,
자리 비움 메일이 지메일에서 보내진데다
아웃룩 메일함으로 들어오면 회신으로 인식되어 시퀀스가 해제됩니다.
따라서 휴가 시즌에는 시퀀스 등록 이력에 각별히 유의하셔야 합니다.

아래와 같은 경우는 담당자가 따로 설정하지 않아도
시스템이 자동으로 등록을 종료하는 경우입니다.

• 메일 주소가 유효하지 않아 반송(바운스) 되는 경우
• 수신 거부를 하는 경우
• 워크플로우 액션으로 시퀀스 등록을 해제한 경우
• 시퀀스가 끝까지 진행되어 등록이 종료된 경우
  
  

해제 조건은 다루기 다소 까다롭지만, 꼭 필요한 기능입니다.
해제 조건을 설정해두지 않으면, 이미 ‘검토해 보겠습니다’라고 답장한 고객에게
‘지난번 메일 확인하셨을까요?’하는 메일을 두 번 더 발송하게 되기 때문입니다.

이러한 오류는 자동화가 만든 사고 중에서도
가장 회복이 어려운 경우입니다.

바로 쓰는 팔로업 문구 예시

여기서부터는 허브스팟 시퀀스에 그대로 넣어 쓸 수 있는 문구입니다.
모든 예시는 가상의 회사 ‘타이거 테크’의 영업 담당자 김서연 매니저가,
가상의 잠재 고객 ‘경성소재’ 박지훈 과장에게 보내는 상황으로 작성했습니다.

공통 원칙은 세 가지입니다.
메일 한 통은 3~5문장으로 짧게, 요청 사항은 한 통에 하나만 쓰는 겁니다.
또한 압박하는 내용이 아니라, 이어서 할 수 있는 행동 하나를 제안해야 합니다.

문의·전시회 접점 후 첫 접촉 문구

첫 번째 메일 : 접점 상기시키기

박지훈 과장님, 어제 스마트제조 전시회 B홀에서 인사드린 타이거 테크 김서연입니다.
말씀 주신 설비 이력 관리 건이 계속 마음에 남아 메일 드립니다.
비슷한 규모의 제조사에서 어떻게 해결했는지 30분 정도 설명드릴 수 있을 것 같습니다.
편하신 시간을 골라 주시면 맞춰서 준비하겠습니다. (미팅 링크)

(통화 시도 후) 세 번째 메일 : 자료 제공 후 종료

박지훈 과장님, 저번에 요청하셨던 설비 이력 관리 체크리스트만 첨부해 드립니다.
혹시 지금은 고려할 시점이 아니라면 편하게 넘기셔도 괜찮습니다.
필요하실 때 편하게 답장 주시면 이어서 도와드리겠습니다.

미팅 후 제안 팔로업 문구

첫 번째 메일 : 미팅 요약

오늘 시간 내주셔서 감사합니다.
오늘 정리된 내용은 세 가지였습니다. 현장 데이터 수기 입력, 부서 간 이력 단절, 그리고 분기 리포트 작성 시간입니다.
이 중, 리포트 작성 시간을 먼저 줄이는 방향으로 제안서 준비하여 공유드리겠습니다.
혹시 다음 주 수요일에 잠깐 미팅 괜찮으실까요?

(제안서 발송, 내부 검토 확인 후) 네 번째 메일 : 의사결정 일정 확인

안녕하세요, 과장님. 내부 검토 완료 시점을 대략적으로 알 수 있을까 싶어 연락 드렸습니다.
알려주신다면 해당 일정에 맞춰 팔로업하겠습니다.
혹시 이번 분기 안에 검토가 어렵다면, 다음 분기 초에 다시 연락드릴까요?
만약 추가 팔로업이 필요하지 않으신 상황이시라면 편하게 말씀해주셔도 괜찮습니다.
검토에 추가 도움이 필요하신 경우, 전화나 미팅 중 편하신 방법으로 언제든 도와드리겠습니다. 감사합니다.

장기 미응답 재접촉 문구

첫 번째 메일 : 재접점

과장님, 지난 봄에 설비 이력 관리 건으로 말씀 나눴던 타이거 테크 김서연입니다.
그때 페인 포인트로 꼽으셨던 기존 시스템 연동 문제가 이번에 해결됐습니다.
혹시 시간이 괜찮으시다면, 15분 정도의 짧은 미팅으로 달라진 부분만 빠르게 보여 드려도 괜찮을까요?
일정이 여의치 않으시다면 대신 자료를 보내 드리겠습니다.

두 번째 메일 : 종료 안내

안녕하세요, 과장님. 혹시 추가 팔로업은 필요 없으실지 확인차 연락 드렸습니다.
만약 추가 팔로업이 필요 없어지신 상황이라면 편하게 말씀해주세요.
나중에 다시 살펴볼 일이 생기시거나, 추가 도움이 필요하시다면 전화나 미팅으로 언제든 도와드리도록 하겠습니다. 감사합니다.

성과 확인 : 오픈·클릭보다 회신과 미팅 전환

허브스팟 시퀀스 리포트를 보면 오픈율과 클릭률이 가장 먼저 보입니다.
하지만, 팔로업 이메일 자동화에서 이 두 지표는 보조 지표에 가깝습니다.

특히 메일 오픈은 이미지 차단이나 보안 스캐너, 애플 메일 개인정보 보호 기능으로 인해
실제보다 높게 잡히기도 합니다.

그래서 판단 기준은 회신율과 미팅 전환률에 두는 편이 정확합니다.
리포트에서 수치를 확인하는 순서는 이렇습니다.

• 단계별 이탈 지점: 몇 번째 메일에서 반응이 끊기는지 확인합니다. 2번째 메일까지는 회신이 나오는데 3번째부터 뚝 떨어진다면, 3번째 메일의 요청이 과한 겁니다.
• 회신율: 시퀀스 등록 대비 회신 비율을 봅니다. 문구 교체 여부는 대체로 이 숫자로 결정합니다.
• 미팅 전환: 회신 중 실제 미팅으로 이어진 비율입니다. 회신은 오는데 미팅이 안 잡히면 제안 방식이 문제입니다.

문구를 바꿀 때는 한 번에 한 통만 손보세요.
세 통을 동시에 바꾸면 무엇이 효과가 있었는지 알 수 없습니다.

또, 이 지표를 거래 단계별 전환율과 함께 보면 파이프라인의 어느 구간에서 문제가 생기는지 드러납니다.
영업 단계 전반을 다시 설계하는 관점은 영업 최적화 프로세스에서 더 자세히 다뤘습니다.

허브스팟 시퀀스에서 자주 하는 실수

온보딩 현장에서 자주 마주치는 다섯 가지 상황입니다.

다섯 가지 모두 시퀀스를 켜기 전에 규칙을 정하지 않아 생긴 문제입니다.
따라서 시퀀스를 켜기 전에 규칙 설정을 반드시 살피셔야 합니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 어떤 등급부터 허브스팟 시퀀스를 쓸 수 있나요?

세일즈 허브 또는 서비스 허브의 Professional·Enterprise 정식 버전이 필요합니다.
해당 담당자에게 세일즈 또는 서비스 유료 계정이 배정되어 있어야 하고,
무료 체험판에서는 제대로 사용할 수 없습니다.

Q2. 하루 발송 한도가 있나요?

있습니다. Professional 유료 계정은 하루 500통,
Enterprise 유료 계정은 하루 1,000통이며 24시간 이동 기준으로 계산됩니다.
여기에 더해 연결한 메일 계정 자체의 한도
(무료 지메일 350통, 구글 워크스페이스·Office 365 1,000통)도 함께 적용됩니다.

Q3. 고객이 회신하면 자동으로 멈추나요?

메일 회신이 오거나, 미팅 링크로 미팅을 예약한 경우에는 해제됩니다.
다만 이 두 가지 경우는 해제 설정을 켜 두었을 때 작동합니다.
따라서 시퀀스를 켜기 전에 직접 설정을 확인해 주세요.

Q4. 허브스팟 시퀀스와 워크플로우 중 무엇을 써야 하나요?

• 담당자가 자기 이름으로 1:1 팔로업을 보내야 하면 시퀀스,
• 조건에 맞는 레코드를 시스템이 알아서 처리해야 하면 워크플로우입니다.

판단이 애매하면 ‘받는 사람이 답장할 상대가 사람인가, 회사인가’로 나눠 보세요.

Q5. 이미 등록된 연락처를 중간에 뺄 수 있나요?

가능합니다. 연락처(contact) 기록에서 바로 해제할 수 있고,
등록 현황 탭에서 여러 명을 선택해 한 번에 해제할 수도 있습니다.

허브스팟 시퀀스는 처음부터 완벽하게 설계할 필요가 없습니다.
가장 자주 놓치는 구간 하나를 골라 3통짜리 시퀀스를 만들고,
2주 뒤 회신율을 확인하는 것으로 충분합니다. 그 숫자가 다음 시퀀스의 기준이 됩니다.

다만, 시퀀스는 템플릿·속성·파이프라인 단계가 정리돼 있어야 제 역할을 합니다.
이 순서를 어디서부터 잡아야 할지 고민이시라면,
허브스팟 온보딩을 통해 팀의 실제 영업 흐름에 맞춰 함께 설계해 드릴 수 있습니다.

만약 고민이 되신다면, 미팅을 신청해주세요.
30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해 무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.

경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

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