반복되는 이메일 발송, 리드 등록, 내부 알림… 이런 작업들이 하루의 절반을 차지하고 있다면, 마케팅 자동화를 도입할 시점입니다.
허브스팟에서는 ‘워크플로우(Workflow)’라는 기능으로 무수히 많은 과정을 자동화할 수 있습니다.
폼을 제출한 순간부터 MQL로 전환되는 순간까지, 사람이 개입하지 않아도
고객 여정(고객이 우리를 처음 알게 된 뒤 구매에 이르기까지의 전 과정)에 따라 메시지가 자동으로 발송됩니다.
이 글에서는 허브스팟 워크플로우의 기본 구조부터, 바로 쓸 수 있는 실전 시나리오 5가지, 리드 스코어링 자동화, 성과 측정 방법까지 순서대로 정리합니다.
마케팅 자동화가 지금 필요한 이유
마케팅 자동화란 반복적이고 규칙에 따라 움직이는 마케팅 작업을 소프트웨어로 처리하는 것을 의미합니다.
뉴스레터 발송, 리드 데이터 업데이트, 영업팀 알림, 리드 스코어 조정처럼 매번 사람이 개입해야 하는 작업들을 조건에 따른 트리거로 자동화하는 것이죠.
많은 기업이 반복 업무를 자동화하고, 고객 접점을 체계적으로 관리하려는 이유는 무엇일까요?
HubSpot의 조사에 따르면, 마케팅 자동화를 도입한 기업의 70% 이상이 자동화의 가장 큰 효과로 ‘더 정밀한 고객 커뮤니케이션’을 꼽습니다. 이메일 하나를 보내더라도, 언제·어떤 행동을 했는지에 따라 다른 메시지를 보내는 것이 가능해지기 때문입니다.
B2B 마케팅에서 자동화가 특히 중요한 이유는 리드 너처링(잠재 고객을 구매 단계로 안내하는 과정) 때문입니다.
B2B는 구매 주기가 길고, 리드 한 명이 계약까지 가는 데 수십 번의 접점이 필요합니다. 이 모든 접점을 수동으로 관리할 때는 현실적인 어려움이 많습니다.
그래서 마케팅 자동화가 필요합니다.
작은 팀도, 적은 예산으로도 충분히 시작할 수 있습니다. 중요한 건 도구가 아니라, 어떤 조건에서 어떤 메시지를 보낼지 설계하는 구조입니다.
허브스팟 워크플로우 기초
마케팅 자동화의 필요성을 이해했다면, 이제 실제로 자동화를 구현하는 허브스팟 ‘워크플로우’의 구조를 살펴볼 차례입니다.
허브스팟에서 마케팅 자동화의 핵심은 ‘워크플로우’입니다.
워크플로우는 트리거(시작 조건) → 조건 분기 → 액션(실행)으로 이어지는 자동화 흐름을 직관적으로 설계하는 도구입니다.
드래그 앤 드롭만으로 구성할 수 있어, 코딩 지식이 없어도 직접 설계하고 수정할 수 있습니다.
워크플로우 유형 — 연락처·회사·딜·티켓
워크플로우는 목적에 따라 다양한 방식으로 활용할 수 있으며, 먼저 어떤 데이터를 기준으로 자동화를 설계할지 결정해야 합니다.
허브스팟 워크플로우는 크게 네 가지 유형으로 나뉩니다.
- 연락처(Contact) 기반: 가장 많이 쓰이는 유형입니다. 리드 너처링, 이메일 시퀀스, 속성 업데이트 등 B2B 마케팅의 핵심 자동화에 활용합니다.
- 회사(Company) 기반: 특정 회사에 속한 연락처 전체에 일괄 액션을 적용할 때 사용합니다. ABM(어카운트 기반 마케팅) 전략과 잘 맞습니다.
- 딜(Deal) 기반: 영업 파이프라인의 딜 단계 변경이나 영업 담당자 알림에 활용합니다. 마케팅과 영업의 연결 고리입니다.
- 티켓(Ticket) 기반: 고객 서비스팀의 CS 응대 자동화에 사용합니다. 문의가 접수되면 담당자 자동 배정, 답변 후 만족도 조사 발송 등이 가능합니다.
마케팅 자동화에서 주로 활용하는 것은 연락처 기반 워크플로우입니다.
트리거 설정법
워크플로우의 유형을 선택했다면, 자동화를 작동하게 만드는 시작 조건인 트리거를 설정해야 합니다.
대표적인 트리거는 다음과 같습니다.
- 폼 제출 완료 — 특정 랜딩 페이지 폼을 제출했을 때
- 속성(Property) 값 변경 — 리드 스코어가 특정 점수 이상이 됐을 때
- 특정 페이지 방문 횟수 충족 — 가격 페이지를 2회 이상 방문했을 때
- 리스트 멤버십 변경 — 특정 세그먼트에 추가되거나 제거됐을 때
- 이메일 열람 또는 클릭 여부
트리거는 ‘한 번만 실행’과 ‘반복 실행’ 중 선택할 수 있습니다.
리드 너처링 이메일 시퀀스는 보통 ‘한 번만 실행’으로 설정해, 같은 리드가 메일을 여러번 중복해서 받지 않도록 합니다.
액션(Action)과 조건 분기(If/then)
트리거가 자동화의 시작점이라면, 액션(Action)과 조건 분기(If/then)는 고객 행동에 맞춰 다음 단계를 설계하는 핵심 요소입니다.
‘액션(Action)’ 설정에서는 이메일 발송, 연락처 속성 업데이트, 내부 알림 발송, 리스트 추가·제거, 특정 시간 지연(Delay) 등이 가능합니다.
중요한 것은 ‘조건 분기(If/then)’입니다. 조건 분기는 특정 행동에 따른 다음 액션을 각기 다르게 설정할 수 있는 기능입니다.
예를 들면, 이메일을 발송한 뒤 ‘열람 여부’에 따라 열람했다면 관련 콘텐츠를 추가 발송하고, 열람하지 않았다면 제목을 바꿔 재발송하는 방식인 것이죠.
이 분기 구조가 마케팅 자동화를 단순한 예약 발송과 구별 짓는 핵심입니다.
리드의 반응에 따라 흐름이 달라지기 때문에, 개인화된 경험을 대규모로 제공할 수 있는 것이죠.
스크린샷 설명: 위에서부터 차례대로 각각 ‘Trigger’, ‘If/Then Branch’, ‘Action’을 표시한 이미지입니다.
바로 쓰는 실전 워크플로우 5가지
기본 구조를 이해했다면, 이제 실제 B2B 마케팅 현장에서 바로 활용할 수 있는 대표적인 워크플로우의 5가지 사례를 살펴보겠습니다.
① 신규 리드 환영 시퀀스
트리거: 뉴스레터 구독 폼 제출
- Day 0: 환영 이메일 발송 — 브랜드 소개 + 핵심 콘텐츠 3개 링크
- Day 3: 주요 문제 해결 콘텐츠 발송
- Day 7: 서비스 소개 이메일 — 소개서 다운로드 CTA 포함
목적: 브랜드와의 첫 만남을 설계하고, 고객이 자연스럽게 브랜드를 경험하도록 합니다.
첫 이메일의 오픈율이 가장 높은 시점에 핵심 메시지를 전달하는 것이 포인트예요.
② 콘텐츠 다운로드 후속 너처링
트리거: 특정 전자책 또는 가이드 다운로드
- Day 1: 다운로드 감사 메일 + 관련 블로그 글 2~3개 안내
- Day 4: 관련 주제의 심화 콘텐츠 발송
- Day 10: 도입 고민 단계를 가정한 상담 신청 CTA 이메일
목적: 콘텐츠에 관심을 보인 리드를 미팅 단계로 자연스럽게 안내합니다.
구매 의도가 있는 리드일수록 Day 10 이메일의 응답률이 높게 나타나요.
③ 리드 스코어 기반 MQL 전환 알림
트리거: 리드 스코어가 50점 이상이 됐을 때
- 연락처 속성 ‘MQL 전환일’ 자동 업데이트
- 담당 영업팀에 내부 알림 이메일 자동 발송
- CRM에 태스크 자동 생성 — ‘7일 내 첫 연락 시도’
목적: 마케팅이 발굴한 MQL을 영업팀에 자동으로 인수인계합니다.
수동으로 전달하면 놓치는 경우가 생기지만, 자동화하면 실시간으로 영업팀에 알림이 갑니다.
④ 미응답 리드 재참여 (Re-engagement)
트리거: 연락처의 ‘마지막 활동일’ 속성이 90일 이상 경과
- 재참여 이메일 발송 — ‘최근 업데이트된 자료를 공유드립니다’
- 이메일 미열람 시 7일 후 다른 제목으로 재발송
- 2회 모두 미응답 시 ‘비활성 리드’ 리스트로 자동 이동
목적: 잠들어 있는 리드를 다시 깨우고, 반응이 없는 리드는 정리합니다.
데이터베이스 품질을 유지하면서 발송 도달률을 높이는 데도 도움이 돼요.
⑤ 고객 온보딩 자동화
트리거: 딜 스테이지가 ‘계약 완료’로 변경됐을 때
- 고객 환영 이메일 자동 발송
- 담당 CS 매니저에 인수인계 알림 발송
- 계약 후 30일 시점에 만족도 설문(NPS) 자동 발송
목적: 계약 이후 고객 경험의 첫 단추를 꿰어 놓습니다.
영업팀에서 CS팀으로의 인수인계가 매끄럽게 이루어지면 초기 이탈률을 낮출 수 있어요.
리드 스코어링 자동화 — MQL→SQL 전환
워크플로우를 통해 리드와의 접점을 자동으로 관리할 수 있게 되었다면, 더 높은 전환율을 위해서는 ‘어떤 리드를 우선적으로 관리할 것인지’를 판단하는 기준이 필요합니다.
리드 스코어링은 각 리드가 ‘얼마나 우리 서비스에 관심 있고, 얼마나 우리가 원하는 고객인가’를 점수로 나타내는 방법입니다. 마케팅 자동화와 결합하면 관심도가 높아진 리드를 자동으로 영업팀에 전달하는 파이프라인을 구축할 수 있습니다.
허브스팟에서는 두 가지 기준으로 점수를 설계합니다.
행동 점수(Engagement) — 리드가 얼마나 적극적으로 움직이는가
- 이메일 열람 +3점
- 이메일 링크 클릭 +5점
- 가격 페이지·도입 문의 페이지 방문 +10점
- 웨비나 참석 또는 무료 체험 신청 +15점
적합도 점수(Fit) — 우리가 원하는 고객 프로필과 얼마나 맞는가
- 타겟 산업군 일치 +10점
- 직책이 의사결정자 또는 실무 담당자 +10점
- 타겟 회사 규모 일치 +5점
합산 점수가 일정 임계값(예: 50점)을 넘으면 MQL(마케팅 적격 리드, Marketing Qualified Lead)로 분류되고, 앞서 설명한 ‘③ MQL 전환 알림’ 워크플로우가 자동으로 실행됩니다.
중요한 것은 마케팅팀과 영업팀이 ‘MQL이란 무엇인가’를 미리 합의하는 것입니다.
점수 기준이 합의되지 않으면, 아무리 자동화가 잘 돼 있어도 영업팀이 리드를 외면하게 됩니다.
이 과정을 SLA(서비스 레벨 합의)라고 불러요.
리드 스코어링은 처음부터 완벽하게 설계할 필요가 없습니다.
3개월 단위로 실제 전환율 데이터를 보고 점수 기준을 조정해가면 됩니다.
자동화 성과 측정 & 최적화
워크플로우를 설정했다고 끝이 아닙니다. 실제로 효과가 있는지 주기적으로 확인해야 합니다.
자동화는 운영하면서 개선하는 과정에서 더 큰 효과를 만들어냅니다.
허브스팟 워크플로우별 성과 대시보드에서 별도로 제공하는 주요 KPI는 다음과 같습니다.
- 워크플로우 등록 수: 트리거 조건에 해당하는 연락처가 얼마나 진입했는지
- 이탈률: 각 단계에서 워크플로우를 벗어난 비율
- 이메일 오픈율·클릭률: 발송된 이메일의 실제 반응
- 전환율: 워크플로우가 목표 액션(CTA 클릭, 폼 제출, MQL 전환)으로 이어진 비율
A/B 테스트도 활용해볼 수 있습니다.
같은 트리거에서 두 가지 이메일 제목을 테스트하거나, 발송 타이밍을 달리 설정해 어떤 조합이 더 효과적인지 데이터로 확인합니다.
최적화의 핵심은 ‘이탈이 많은 단계’를 찾아 원인을 파악하는 것입니다.
특정 이메일 이후 이탈률이 높다면, 그 이메일의 내용이나 CTA가 리드의 기대와 맞지 않는다는 신호인 거죠.
자동화 도입 시 흔한 실수와 해결법
하지만 자동화가 항상 좋은 결과를 보장하는 것은 아닙니다.
잘못 설계된 자동화는 오히려 고객 경험을 해치거나 데이터 품질 문제를 만들 수 있습니다.
아래는 자동화를 처음 도입할 때 흔히 저지르는 실수들입니다. 미리 알아두면 시행착오를 줄일 수 있어요.
실수 1: 너무 많은 이메일 발송
‘자동화니까 많이 보내도 괜찮겠지’라는 생각으로 과도한 시퀀스를 설계하는 경우입니다. 리드가 너무 많은 연락을 자동화된 방식으로 받게 되면 부담을 느끼고 수신 거부를 클릭하게 될 수 있습니다.
해결법: 이메일 사이에 충분한 간격(최소 3~5일)을 두고, 한 번에 하나의 메시지만 전달합니다. ‘많이 보내기’보다 ‘맞는 시점에 보내기’가 더 효과적입니다.
실수 2: 데이터 품질 미흡
워크플로우는 CRM 데이터를 기반으로 작동합니다. 연락처 속성이 제대로 입력되지 않으면 트리거 조건이 맞지 않아 워크플로우가 실행되지 않거나, 엉뚱한 리드에게 이메일이 발송될 수 있습니다.
해결법: 워크플로우를 설정하기 전에 데이터 정제가 먼저입니다. 특히 이메일 주소, 리드 소스, 직책 등 트리거 조건에 활용할 속성들을 정리해야 합니다.
실수 3: 세그먼트 없이 전체 발송
모든 리드에게 같은 워크플로우를 적용하는 것은 개인화된 마케팅 목적에 부합하지 않습니다. 스타트업 마케터와 대기업 구매팀장에게 같은 메시지를 보내는 건 효과가 없습니다.
해결법: 산업군, 리드 단계, 관심 콘텐츠 유형에 따라 최소 3~4개의 세그먼트로 나눠 워크플로우를 설계합니다. 허브스팟의 ‘스마트 리스트’를 활용하면 조건에 맞는 연락처가 자동으로 업데이트됩니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 어떤 플랜부터 워크플로우를 쓸 수 있나요?
허브스팟 Marketing Hub Professional 플랜(월 $890부터)부터 본격적인 워크플로우를 사용할 수 있습니다.
리드 너처링 시퀀스, 속성 업데이트 등의 핵심 기능이 포함됩니다.
복잡도가 높은 워크플로우, A/B 테스트, 커스텀 리포트 또한 Professional 부터 지원합니다.
Q2. 너무 잦은 자동 이메일은 역효과가 아닌가요?
맞습니다. 발송 빈도는 리드의 구매 여정 단계에 따라 조절해야 해요. 신규 리드에게는 주 1~2회 이하를 권장합니다.
행동 기반 트리거를 활용하면 리드가 실제로 관심을 보일 때만 이메일이 발송되어 적절한 빈도를 유지할 수 있습니다.
Q3. 기존 이메일 도구에서 허브스팟으로 이전하려면 어떻게 해야 하나요?
기존 도구의 연락처 리스트를 CSV로 내보내 허브스팟에 ‘불러오기(Import)’하면 됩니다. 이메일 템플릿과 워크플로우는 직접 재설계해야 합니다.
이 과정을 기존 데이터를 정리하는 기회로 삼는 것을 권장드려요.
경성솔루션과 같은 파트너의 허브스팟 온보딩 프로그램을 활용하면 이전 기간을 단축할 수 있습니다.
Q4. 워크플로우를 실제로 운영하기 전에 테스트하는 방법이 있나요?
허브스팟에서는 워크플로우를 ‘테스트 모드’로 실행하거나, 특정 연락처 한 명에게만 테스트 발송할 수 있습니다.
실제 운영 전에 반드시 테스트를 거치고, 워크플로우를 ‘일시 중지’ 상태로 두었다가 준비가 완료된 후 활성화하는 것을 권장합니다.
작게 시작해 자동화 근육 키우기
허브스팟 마케팅 자동화는 거창하게 시작할 필요가 없습니다.
신규 리드 환영 이메일처럼 작은 워크플로우부터 시작해 데이터를 기반으로 점진적으로 확장하는 것이 효과적입니다.
결국 자동화의 성과는 도구 자체보다 정제된 데이터, 명확한 리드 기준, 그리고 우리 비즈니스에 맞는 세그먼트 설계에서 결정됩니다.
이 글이 도움이 되셨거나, 글의 내용을 우리 회사에 어떻게 적용할 수 있을지 궁금하시다면 지금 바로 미팅을 신청해 주세요.
30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해 무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.
경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 솔직한 제안을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.
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