법률사무소 CRM 운영 시나리오 | 사건 문의부터 수임·사후관리까지 허브스팟 화면으로 보기

법률·특허 사무소의 일과는 사건 준비로만 가득 차 있는 건 아닙니다.
문의 접수, 사건 단계 확인, 기한 관리, 갱신 안내처럼
수임 외에 챙겨야 할 잡무가 끊이지 않기 때문이죠.

이런 잡무를 사람이 모두 챙기면, 정작 수임과 사건 처리에 쓸 시간이 줄어듭니다.
이게 바로 문의 접수·사건 단계·기한·갱신을 CRM 한 곳에 묶어야 하는 이유입니다.

혹시 이번 달 마감인 사건이 몇 건인지, 지금 바로 말씀하실 수 있나요?

현장에서 확인해보면 문의는 홈페이지·이메일·전화로 각각 나뉘어 들어오고,
사건 현황은 담당자 개인 엑셀에 있고, 마감 기한은 달력에만 적혀 있는 사무소가 많습니다.
이러한 비효율은 데이터가 한 곳에 모이는 구조가 없어서 생기는 일입니다.

이 글에서는 법률사무소 CRM을 허브스팟으로 세팅하는 과정을
실제 허브스팟 화면과 함께 따라가보겠습니다.

경성솔루션에서 설정한 가상의 사무소와 가상의 의뢰인을 바탕으로,
문의 접수, 의뢰인·사건 기록, 파이프라인, 기한 리마인드, 분야별 매출 리포트까지
다섯 단계로 나눠서 세팅해보겠습니다.

참고로 이 다섯 단계를 전부 무료 체험판으로 따라 할 수는 없습니다.
1~2단계의 문의 폼과 의뢰인·사건 기록, 3단계의 파이프라인 단계 이름 설정까지는
무료 체험판과 Starter에서도 가능합니다.

하지만 3단계의 단계별 필수 입력, 4단계의 자동 리마인드,
5단계의 사용자 정의 리포트는 세일즈 허브 Professional 이상이 필요합니다.

도입 시 권하는 구성은 폼용 마케팅 허브 Starter와
파이프라인·워크플로용 세일즈 허브 Professional의 조합이며,
시연은 마케팅 허브 Professional 체험판으로 진행했습니다.

 

법률·특허 사무소의 고객관리가 어려운 이유

대체로 특허법인이나 법률사무소의 업무 흐름은 비슷합니다.
문의 → 상담·수임 → 출원·심사·등록 → 갱신·사후 자문의 과정으로 진행되죠.

문제는 이 흐름이 사람 단위로 관리된다는 점입니다.
사무장은 메일함을, 담당 변리사는 본인 엑셀을, 갱신 기한은 각자의 달력을 확인하게 됩니다.

• • 문의 누락 : 홈페이지 폼·대표 메일·전화가 각각 다른 곳에 기록이 남아, 누가 답했는지는 서로 물어봐야 압니다.
  • 현황 단절 : 사건이 어느 단계인지 담당자 외에는 모르고, 담당자가 자리를 비우면 답변이 늦어집니다.
  • 기한 의존 : 마감일·갱신일을 사람이 기억해야 하므로, 사건이 많아질수록 놓칠 확률이 올라갑니다.
  • 성과 불투명 : 특허·상표·디자인 중 어느 분야에서 매출이 발생하는지 감으로만 판단하게 됩니다.

특허사무소 고객관리에 법률사무소 CRM이 필요한 이유는
이처럼 의뢰인·사건·기한·매출을 하나의 데이터베이스에 모아두기 위해서입니다.

 

시나리오의 전체 흐름 한눈에 보기

아래 다섯 단계는 경성솔루션이 CRM을 세팅할 때 사용하는
‘리드 수집 → 파이프라인 → 고객 데이터 → 자동화 → 성과 측정’의 5단계 프레임워크를
사무소 업무에 맞춰 옮긴 것입니다.

전체 화면을 영상으로 먼저 보고 싶으시다면 아래 영상(21분 53초)을 보시면 됩니다.

이 글은 영상의 화면을 단계별로 캡쳐해
‘이 허브스팟 화면에서 무엇을 세팅하고, 어떤 문제를 해결하는가’를 상세히 정리하고,
영상에는 다루지 않는 추가 세팅 화면도 정리해두었습니다.

 

1단계 : 사건 문의를 한 곳으로 모으기

홈페이지 문의 폼과 이메일·전화 문의 통합

시작은 문의 폼입니다. 이름·이메일·전화번호처럼 첫 접수에 꼭 필요한 항목만 둡니다.
항목이 많아질수록 제출을 포기하는 사람이 늘어나기 때문입니다.

만약, 이미 홈페이지가 있다면 새로 홈페이지를 만들 필요는 없습니다.
폼을 게시할 때 나오는 임베드 코드를 문의 페이지에 붙여 넣으면,
기존 홈페이지에서 제출한 문의가 그대로 허브스팟에 들어옵니다.

영상 앞부분(0:55~2:07)의 홈페이지 제작 과정은 이 글의 주제에서 벗어나므로,
사이트가 필요하시다면 허브스팟 콘텐츠 허브로 웹사이트 만들기 글을 보시면 됩니다.

폼을 제출하면 CRM에 연락처(contact)가 자동으로 생성됩니다.
전화나 이메일로 들어온 문의는 담당자가 연락처 화면에 통화·메모 기록을 남깁니다.
그러면 문의 채널이 달라도 의뢰인 한 명의 이력이 한 연락처 화면에서 모이게 됩니다.

 

접수 즉시 나가는 안내 메일 (필요 서류·절차)

폼 제출 직후에는 필요 서류와 진행 절차를 안내하는 자동 회신을 붙입니다.
상담 전에 서류가 준비되면 첫 미팅이 짧아지고,
첫 응답이 빨라지는 것만으로도 의뢰인이 다른 사무소로 옮겨 갈 이유가 줄어듭니다.

아래는 데모 계정에서 직접 만든 회신 워크플로우입니다.

여기서부터는 마케팅 허브 Professional 이상이 필요하지만,
Starter라면 폼 편집 화면의 옵션 탭에 있는 ‘후속 이메일 보내기’로
접수 안내 한 통을 자동 발송해 비슷한 효과를 낼 수 있습니다.

여기서 주의하실 점이 하나 있습니다.
이메일을 저장하기 전에 계정 설정 › 마케팅 › 이메일 › 구성 탭에서 회사 주소,
즉 이메일 푸터(footer, 화면 표기는 ‘바닥글’)를 채워 두어야 합니다.
푸터에는 발송 회사의 이름과 실제 사업장 주소, 그리고 ‘수신 거부’ 링크가 들어갑니다.

허브스팟은 스팸방지법(미국 CAN-SPAM, 국내 정보통신망법) 규정에 따라
푸터가 비어 있는 자동화 이메일은 저장되지 않도록 막고 있습니다.
만약 여기가 비어 있으면 ‘바닥글이 완료되지 않았습니다’라는 안내가 뜨게 됩니다.

주소는 계정당 한 번만 넣으면 이후 모든 마케팅 이메일에 자동으로 붙습니다.

푸터가 붙는다는 것은 이 메일이 ‘마케팅 이메일’로 분류된다는 뜻이기도 합니다.
그래서 구독 유형은 마케팅 이메일로 두되, 접수 안내처럼 거래 성격의 메일은
수신 동의 여부와 무관하게 발송되는 트랜잭셔널 이메일 옵션이 있는지 도입 시 함께 확인합니다.

(트랜잭셔널 이메일 : 고객이 한 행동에 대한 응답으로 1:1로 나가는 ‘업무 처리용’ 메일.
뉴스레터처럼 여러 명에게 홍보 목적으로 보내는 마케팅 이메일과 달리,
주문 확인·접수 확인처럼 한 사람의 행동에 대한 응답으로 1:1로 보내는 메일이 여기에 해당합니다)

트랜잭셔널 이메일을 권하는 이유는 마케팅 이메일과 성격이 다르기 때문입니다.
고객이 요청한 일의 처리 결과를 알리는 메일이라 수신 동의와 무관하게 발송되고,
수신 거부 링크도 붙지 않습니다.

다만 이 기능은 허브스팟 마케팅 허브 Professional 이상에서
별도로 옵션을 추가 구매해야 하는 유료 기능이라,
옵션 설정 전에 사용 중인 등급과 추가 기능 구매 여부부터 확인해야 합니다.

 

2단계 : 의뢰인과 사건을 나눠서 기록하기

의뢰인(Contact)과 사건(Deal)의 구분 기준

허브스팟에서 연락처(Contact)는 사람, 거래(Deal)는 사건입니다.
의뢰인과는 메일을 주고받고 미팅을 잡습니다. 사건은 단계가 있고 마감일과 금액이 있습니다.
두 가지는 서로 다른 정보입니다.

법률사무소 CRM에서 이 둘을 나눠야 하는 이유는 두 정보의 성격이 다르기 때문입니다.

• • 의뢰인 정보(이름·연락처·소속·안내 메일 수신 여부)는 한 번 저장하면 거의 바뀌지 않고 계속 남습니다.
  • 사건 정보(진행 단계·마감일·담당자·수임 금액)는 진행 상황에 따라 계속 바뀌다가, 사건이 끝나면 더 바뀌지 않습니다.

엑셀이나 수기로 사건 기록을 정리하는 사무소에서는 성격이 다른 두 정보가 하나로 섞이면서
비효율이 발생하게 됩니다.

• • 사건이 끝난 뒤 의뢰인에게 연락하려면 종료된 사건 기록에서 의뢰인 정보를 찾아야 합니다.
  • 담당자별 진행 건수나 분야별 매출을 계산하려면 어떤 의뢰인의 무슨 사건을 누가 맡았었는지 다시 뒤져야 합니다.

따라서 두 가지 데이터는 나눠 두는 게 좋습니다.
허브스팟은 이 두 정보를 처음부터 다른 공간에 저장하도록 만들어져 있습니다.

• • 연락처(Contact)에는 의뢰인과 주고받은 메일·통화·미팅이 쌓이고,
  • 거래(Deal)에는 사건의 단계·기한·금액이 관리됩니다.
  • 갱신 안내 메일은 연락처 기준으로 나가고, 기한 리마인드와 매출 리포트는 거래 기준으로 돌아갑니다.

두 정보는 따로 관리되지만 하나의 데이터베이스 안에서 서로 연결되어 있어,
같이 보기도 따로 보기도 편합니다.

그래서 의뢰인 한 명이 상표 출원 뒤에 디자인 출원을 또 맡기더라도,
거래 한 건을 추가하면 같은 의뢰인 화면에 재의뢰 이력이 함께 쌓입니다.

아래 화면에서 연락처에 거래를 만들고,
만들어진 거래에 의뢰인이 연결된 모습을 확인할 수 있습니다.

 

의뢰 분야·담당자·예상 마감일 속성 설계

기본 항목만으로는 사무소 업무를 다 담을 수 없습니다.
이럴 때는 ‘사용자 정의 속성(Property)’을 만듭니다.
영상에서는 ‘법률 서비스’라는 드롭다운 속성을 AI에게 요청해 만들었습니다.

실제 온보딩에서는 아래와 같은 속성을 먼저 세팅합니다.

• • 의뢰 분야 : 특허·상표·디자인·자문처럼 의뢰 분야를 드롭다운으로 고정합니다. 만약, 자유 입력을 하게 되면 ‘특허’, ‘특허출원’, ‘특허 출원’이 서로 다른 값으로 집계됩니다.
  • 담당 변호사·변리사 : 허브스팟 사용자 속성(소유자)을 그대로 씁니다. 이 속성은 담당자별 매출을 집계할 때 리포트의 기준이 됩니다.
  • 접수 경로·예상 마감일·등록일 : 접수 경로는 드롭다운, 날짜는 날짜 타입으로 둡니다. 4단계의 ‘ 자동 리마인드’에서는 이 속성값을 읽습니다.

여기서 한 가지 주의할 점이 있습니다.
영상 11분 무렵에 나오듯이, 연락처 속성과 거래 속성은 별개입니다.
사건 단위로 집계할 값은 거래 속성으로 만들어야 합니다.

속성 타입을 처음에 잘못 잡으면 나중에 리포트가 나오지 않기 때문에,
허브스팟 CRM 데이터 구조 설계를 온보딩 첫 단계에 둡니다.

 

3단계 : 사건 진행 단계를 파이프라인으로 세우기

출원 준비 → 출원 완료 → 심사 대응 → 등록

파이프라인은 사건이 지금 어느 단계에 있는지 보드 뷰(board view)로 보여줍니다.
허브스팟의 기본 단계는 일반 영업 흐름에 맞춰져 있기 때문에,
우리 사무소의 업무 순서로 이름을 바꿔야 합니다.

영상에서는 IP 업무 기준으로 사건 진행 단계를 아래와 같이 잡았습니다.
업무 순서는 사무소마다 다르므로, 사무소의 업무 순서에 맞춰 고쳐 쓰시면 됩니다.

 

단계 이동 전에 반드시 채워야 할 정보

단계를 옮기는 것 자체는 엑셀에서도 구현할 수 있습니다.
하지만, 허브스팟의 강점은 단계마다 규칙을 붙일 수 있다는 데 있습니다.

사건에서 데이터가 비는 가장 흔한 순간은 ‘급해서 일단 넘길 때’입니다.
따라서 단계마다 ‘필수 입력 속성’을 겁니다.

이렇게 설정해 두면, 담당자가 깜빡하더라도 시스템이 필수값을 채우라고 알려줍니다.

5단계의 매출 리포트는 이 규칙 덕분에 나옵니다.
이게 바로 영업 파이프라인 설계에서 각 단계와 필수 속성을 함께 세팅하는 이유입니다.

 

4단계 : 기한을 놓치지 않는 자동 리마인드

마감일 기준 담당자 알림

여기부터는 자동화에 해당합니다.

규칙은 두 가지면 충분합니다.
사건이 특정 단계에 들어왔을 때 알리는 것, 그리고 마감일이 다가올 때 알리는 것입니다.

첫 번째 규칙은 AI 어시스턴트에게 글로 요청해 만들었습니다.
요청문에 대상(거래)·조건(출원 완료 단계)·액션(담당자 알림 메일)이 들어 있으면
AI가 구성을 제안하고, 이를 승인하면 워크플로우가 생성됩니다.

두 번째 규칙은 직접 만듭니다.
트리거를 마감일(Close date) 기준 상대 날짜로 걸고, 액션으로 담당자에게 내부 이메일을 보냅니다.
메일 제목과 본문에 사건 이름·담당자·현재 단계 토큰을 넣으면 어떤 사건인지 바로 보입니다.

다만 알림이 너무 많아지면 아무도 보지 않게 됩니다.
따라서 마감 30일 전, 7일 전처럼 기준을 좁게 잡고,
대표나 사무장에게 가는 알림은 담당자 미배정·기한 초과 같은 예외 상황에만 겁니다.

 

등록 후 갱신 6개월 전 안내

등록으로 사건이 끝나지는 않습니다. 권리 유지에는 갱신과 연차료 납부가 따릅니다.
바로 이 시점이 다음 수임의 출발점입니다.

그래서 등록일을 날짜 속성으로 남겨 두고, 같은 방식으로
갱신 6개월 전부터 담당자에게 리마인드가 가도록 워크플로우를 하나 더 만듭니다.

담당자가 이 알림을 받으면 갱신 안내나 사후 사업화 자문을 제안할 수 있겠죠.
그러면 새 광고 없이 기존 의뢰인에게서 다시 매출이 발생하게 만들 수 있습니다.

아래는 실제 허브스팟 데모 계정에서 직접 만든 화면입니다.
거래 속성 하나, 트리거 하나, 그리고 두 가지 액션을 설정해보겠습니다.

표의 마지막 줄, 담당자 미배정 알림도 같은 방식입니다.
조건을 ‘거래 소유자를 알 수 없음’으로 걸고, 수신자만 사무장·대표로 고정하면 됩니다.

이와 같은 트리거·액션·테스트 순서 같은 설정 방법은
허브스팟 워크플로우 설정 가이드에서 실제 허브스팟 화면과 함께 다룹니다.

 

5단계 : 담당자별 진행 현황과 분야별 매출 보기

사건마다 담당자를 지정해 두면 보드를 담당자별로 걸러 보는 것이 가능해집니다.
담당자가 여럿인 특허법인이라면, 누가 몇 건을 어느 단계에서 맡고 있는지가
그대로 회의 자료가 됩니다.

리포트는 두 종류를 먼저 만듭니다.

하나는 ‘유입 경로’별 거래 전환 소요 시간입니다.
연락처의 유입 채널과 거래의 성사일을 연결해, 어떤 채널에서 온 문의가 얼마 만에
수임으로 이어지는지 봅니다. 어디에 마케팅을 집중할지가 감이 아니라 숫자로 나옵니다.

다른 하나는 ‘담당자 × 의뢰 분야’ 리포트입니다.
2단계의 ‘법률 서비스’ 속성과 담당자 속성을 교차해서 조회하면,
어느 분야를 누가 몇 건 처리하는지 막대 그래프 하나로 보입니다.
여기에 3단계에서 필수로 받은 수임 금액을 더하면 분야별 매출 기여도를 알 수 있습니다.

이 리포트는 속성이 ‘드롭다운’으로 설정돼있고, 단계마다 금액이 채워져 있을 때만 나옵니다.
대시보드 구성은 허브스팟 리포팅·대시보드 활용법에 정리해 두었습니다.

 

도입 전에 정리해야 할 것 (사무소 규모별 체크포인트)

실제 화면을 따라 세팅해보기 전에 미리 정해야 할 것이 있습니다.
아래 네 가지만 정리해도 법률사무소 CRM 세팅의 절반은 끝납니다.

1. 1. 사건 단계 정의 : 우리 사무소가 실제로 쓰는 단계 이름과 순서를 확정합니다. 단계가 8개를 넘으면 보드가 읽히지 않습니다.
   2. 담당자 배정 규칙 : 분야별 고정 사건 담당인지, 순번제인지, 대표가 배정하는지에 따라 자동화 규칙이 달라집니다.
   3. 기한 산정 기준 : 마감일을 어떤 날짜에서 며칠 뒤로 잡는지, 갱신 기준일은 등록일인지 납부일인지 정합니다.
   4. 기존 엑셀 사건 목록 정리 : 의뢰인과 사건을 분리하고 의뢰 분야 표기를 통일한 뒤 가져옵니다. 데이터 이전은 온보딩 범위 안에서 함께 진행합니다.
      
      

변호사 1~3인 사무소라면 파이프라인 하나와 리마인드 두 개로 시작하고,
담당자가 많은 특허법인이라면 배정 규칙과 분야별 리포트까지 처음부터 설계에 넣습니다.

경성솔루션의 허브스팟 온보딩은
요구사항 정의 → 프로세스 구체화 → 기능 가이드 → 설계·구축 → 사용자 교육 → 리포트·안착의
6단계로 진행되며 평균 4~8주가 걸립니다.

비용은 1 Set(4회차·8시간) 단위로 산정하고, 솔루션 비용은 허브스팟 본사에 직접 결제합니다.
제품별 요금은 허브스팟 가격 정책 글과 허브스팟 공식 가격 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

 

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 사건 관리 프로그램을 따로 쓰는데 CRM이 또 필요한가요?

역할이 다릅니다. 사건 관리 프로그램은 수임 이후의 서류·기일을 다루고,
법률사무소 CRM은 문의부터 수임까지,
그리고 등록 뒤 갱신·재의뢰까지의 의뢰인과의 관계를 다룹니다.

Q2. 변호사·변리사가 직접 입력해야 하나요?

입력을 최소한으로 설계하는 게 원칙입니다.
따라서 접수는 폼이 자동으로 만들고, 단계 이동은 카드를 옮기면 끝나며,
필수 정보가 빠지면 팝업 알림이 알려주도록 세팅합니다.
이 구성에서 사무장은 접수·배정을 맡고, 변호사나 변리사는 단계 이동과 기록만 하면 됩니다.

Q3. 의뢰인 정보 보안은 어떻게 하나요?

허브스팟은 사용자별 권한과 팀 단위 접근 범위를 설정할 수 있어서,
담당 사건만 보이게 나눌 수 있습니다.
다만 보안은 도구 설정만으로 끝나지 않으므로
권한 설계와 수신 동의 관리는 온보딩에서 함께 잡습니다.
자세한 내용은 CRM 보안, 우리 회사 고객 데이터는 안전한가 글에서 확인할 수 있습니다.

Q4. 기존 엑셀 사건 목록을 옮길 수 있나요?

네, 옮길 수 있습니다.
다만 의뢰인(연락처)과 사건(거래)을 두 표로 나누고 의뢰 분야 표기를 통일한 다음,
연락처 → 거래 순서로 가져옵니다.
이 정리 작업이 온보딩에서 시간이 가장 많이 드는 부분입니다.

Q5. 어떤 허브가 필요한가요?

영상의 구성은 마케팅 허브의 폼과 세일즈 허브의 파이프라인·워크플로우로 만들었습니다.
단계별 필수 속성과 워크플로우처럼 등급에 따라 제공 범위가 달라지는 기능이 있으니,
도입 전에 허브스팟 공식 문서에서 현재 등급별 범위를 확인하시는 게 좋습니다.
무료 체험판으로 폼과 파이프라인을 먼저 만들어 보고 정식 도입으로 넘어가셔도 좋습니다.

법률사무소 CRM 세팅에서는 많은 기능을 사용하는 게 능사는 아닙니다.
사건 단계를 정의하고 파이프라인 하나를 세우는 것만으로도 누락은 줄어들기 때문입니다.
리마인드와 리포트 기능은 여기에 차례로 얹으시면 됩니다.

우리 사무소의 사건 흐름을 허브스팟에 어떻게 옮길지 궁금하시거나,
허브스팟 온보딩을 고민하고 계시다면 지금 바로 미팅을 신청해 주세요.
30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해 무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.

경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

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