CRM을 도입했는데 막상 어디서 무엇을 시작해야 할지 막막하신가요? 처음 허브스팟에 접속하면 메뉴가 많아서 어리둥절하게 느껴지는 분들이 많으실 겁니다. 그런데 처음 진입 장벽만 넘기면, 허브스팟 CRM은 영업·마케팅·고객 관리를 하나로 묶는 강력한 운영 시스템으로 활용 가능합니다.
허브스팟 CRM은 무료 체험판으로 기능을 활용해보실 수 있고, 팀 규모와 필요에 따라 유료 플랜으로 업그레이드 하실 수도 있습니다. 스타트업부터 중견 기업까지 폭넓게 활용되는 이유가 여기에 있습니다.
이 글에서는 무료 계정 생성부터 연락처 관리, 딜 파이프라인 설정, 자동화 적용, 대시보드 활용까지 허브스팟 사용법을 단계별로 안내합니다. 초보자도 바로 실무에 적용할 수 있도록 핵심 기능만 짚어 드리겠습니다.
허브스팟 CRM 시작하기 : 계정 생성과 초기 설정
무료 계정 생성
허브스팟 CRM은 기본 기능을 무료 체험해볼 수 있습니다.
연락처 수 제한 없이 사용할 수 있어, 도입을 고민 중인 기업도 부담 없이 시작할 수 있죠.
계정 생성 절차는 다음과 같습니다.
-
- 허브스팟 공식 사이트에서 ‘무료로 시작하기’ 클릭
- 업무용 이메일 주소로 가입 (Google 계정 연동도 가능)
- 회사 규모, 업종, 사용 목적 입력 후 계정 생성 완료
- 대시보드 첫 화면 진입 : 기본 CRM 화면으로 이동합니다.
가입 즉시 별도 설치 없이 브라우저에서 바로 사용할 수 있는데요.
허브스팟 공식 CRM 페이지에서 최신 플랜 정보도 확인할 수 있습니다.
초기 설정 체크리스트
계정 생성 직후, 아래의 항목을 순서대로 설정하면 팀 전체가 CRM을 본격적으로 사용할 준비가 됩니다.
-
- 회사 정보 입력: 설정 → 계정 기본값에서 회사명, 도메인, 통화, 시간대 설정
- 팀원 초대: 설정 → 사용자 및 팀에서 팀원을 초대하고 역할(관리자/사용자)을 지정
- 파이프라인 확인: 기본 영업 파이프라인이 자동 생성되어 있으며, 단계명을 우리 회사 영업 프로세스에 맞게 수정 가능
- 데이터 가져오기: 기존 엑셀·CSV 파일로 연락처 데이터를 불러올 수 있습니다. 연락처 메뉴 → ‘가져오기’에서 열 매핑 후 업로드
특히, 데이터 가져오기 단계에서는 중복 연락처가 생기지 않도록 이메일 주소를 기준값으로 설정하는 것이 중요합니다. 나중에 데이터가 쌓일수록 정리하기 어려워지므로, 처음부터 깔끔하게 세팅하는 것을 권장합니다.
연락처·회사 관리 완벽 가이드
허브스팟 CRM의 핵심은 연락처(Contact), 회사(Company), 딜(Deal) 세 가지 객체가 서로 연결되어 있다는 점입니다. 이 구조를 이해하면 데이터 입력과 활용이 훨씬 자연스러워집니다.
연락처 생성과 속성 커스텀
연락처 메뉴에서 ‘연락처 만들기’를 클릭하면 이름, 이메일, 전화번호, 회사명 등 기본 정보를 입력할 수 있습니다.
‘속성’(Property) 기능을 활용하면 우리 회사만의 필드를 추가할 수 있습니다.
예를 들어 ‘담당 제품군’, ‘계약 만료일’, ‘도입 검토 단계’ 같은 항목을 속성으로 만들어두면, 나중에 필터링과 세그먼트 활용이 훨씬 편해집니다. 속성 생성은 설정 → CRM → 속성에서 할 수 있으며, 텍스트·날짜·드롭다운 등 다양한 입력 형식을 지원합니다.
회사-연락처-딜 연결 구조
연락처를 만든 뒤에는 해당 연락처가 속한 회사를 연결하고, 그 위에 딜을 만들어 영업 기회를 관리합니다.
하나의 회사에 여러 연락처가 연결되고, 하나의 연락처에 여러 딜이 붙을 수 있습니다.
이 연결 구조가 제대로 잡혀 있어야 영업팀의 커뮤니케이션 내역, 이메일, 미팅 기록이 모두 같은 곳에 쌓입니다.
담당자가 바뀌어도 맥락이 이어지고, 팀 협업이 자연스러워지는 이유가 여기에 있습니다.
리스트 생성과 세그먼트 활용
연락처 메뉴의 ‘리스트’ 기능으로 조건에 맞는 연락처를 묶어 관리할 수 있습니다. 예를 들어 ‘업종이 IT이고 직함에 마케팅이 포함된’ 연락처만 추출해 별도 리스트로 저장해 두면, 이 리스트를 이메일 발송이나 자동화 워크플로의 트리거로 바로 활용할 수 있습니다.
리스트는 조건이 변할 때마다 자동으로 갱신되는 ‘동적 리스트’와, 한 번 만들면 멤버가 고정되는 ‘정적 리스트’ 두 가지 유형이 있습니다. 캠페인 대상 선정에는 동적 리스트가 훨씬 유용합니다.
딜 파이프라인 설정 및 활용
딜 파이프라인은 영업 기회가 어느 단계에 있는지 한눈에 파악하는 핵심 도구입니다.
허브스팟 사용법 중에서도 파이프라인 설정은 영업팀이 가장 먼저 익혀야 할 부분입니다.
파이프라인 스테이지 커스텀
기본 파이프라인에는 ‘미팅 예약’, ‘제안서 발송’, ‘계약 체결’ 같은 단계가 기본으로 설정되어 있습니다.
우리 회사의 영업 프로세스에 맞게 단계명을 수정하거나 새로운 단계를 추가할 수 있습니다.
파이프라인 수정 절차는 다음과 같습니다.
-
- 설정 → CRM → 딜로 이동
- ‘파이프라인’ 탭에서 ‘스테이지 편집’ 클릭
- 각 스테이지의 이름, 성사 확률(0~100%), 순서를 조정
- 필요한 스테이지를 추가하거나 불필요한 단계는 삭제
딜 생성과 보드뷰 활용
딜 메뉴에서 ‘딜 만들기‘를 클릭해 딜 이름, 예상 금액, 마감 예상일, 담당자를 입력합니다. 보드뷰에서는 각 스테이지 컬럼에 딜이 카드 형태로 정렬되고, 드래그 앤 드롭으로 단계를 이동할 수 있어 영업 현황을 직관적으로 파악하기 좋습니다.
예상 매출 관리와 영업 보고서
딜에 예상 금액과 마감일을 입력하면 허브스팟이 자동으로 예상 매출을 계산합니다. 리포트 메뉴의 ‘영업 파이프라인 리포트’를 열면 스테이지별 딜 수, 예상 금액 합산, 전환율을 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 주간 영업 회의에서 이 화면을 열어두면 팀 전체의 현황 공유가 빠르고 정확해집니다.
자동화로 업무 효율 높이기
허브스팟 CRM의 강점 중 하나는 반복적인 업무를 워크플로(Workflow)로 자동화할 수 있다는 점입니다.
조건에 따라 다양한 액션이 자동으로 실행되어, 팀원이 수동으로 처리하던 업무를 줄여줍니다.
워크플로 기본 개념
워크플로는 ‘트리거(언제)’와 ‘액션(무엇을)’의 조합입니다. 예를 들어, ‘새 연락처가 특정 폼을 제출하면(트리거) → 담당자에게 알림을 보내고(액션 1) → 웰컴 이메일을 발송한다(액션 2)’는 흐름을 자동으로 실행할 수 있습니다.
자동화로 처리할 수 있는 대표적인 업무는 다음과 같습니다.
-
- 신규 리드 유입 시 담당자 자동 배정
- 딜 스테이지 이동 시 후속 태스크 자동 생성
- 일정 기간 응답 없는 리드에게 후속 이메일 자동 발송
- 계약 만료 D-30에 갱신 안내 이메일 자동 발송
워크플로 생성 절차
-
- 자동화 메뉴 → 워크플로 → ‘워크플로 만들기’ 클릭
- 트리거 유형 선택 (연락처 기반, 딜 기반, 회사 기반 등)
- 트리거 조건 설정 (예: 폼 제출, 속성 값 변경, 페이지 조회 등)
- 액션 추가 (이메일 발송, 속성 변경, 슬랙 알림, 태스크 생성 등)
- 테스트 실행 후 ‘켜기’로 활성화
처음에는 단순한 워크플로 한두 개부터 만들어 보는 것을 권장합니다.
실제 운영하면서 조건을 정교하게 다듬는 것이 복잡한 워크플로를 처음부터 설계하는 것보다 훨씬 효과적입니다.
이메일 연동 및 활동 추적
허브스팟 CRM은 Gmail, Outlook과 연동하면 이메일 발송·수신 내역이 자동으로 연락처 타임라인에 기록됩니다.
허브스팟 사용법 중 이 기능은 ‘누가 어떤 커뮤니케이션을 했는지’ 팀 전체가 공유하는 데 핵심입니다.
이메일 연동 방법
설정 → 일반 → 이메일에서 Gmail 또는 Outlook을 연결합니다. 연동 후 이메일 클라이언트에 허브스팟 확장 프로그램을 설치하면, 이메일 작성 창에서 바로 CRM 데이터를 조회하고 발송 로그를 남길 수 있습니다.
활동 타임라인 활용
연락처 상세 페이지의 ‘활동’ 탭을 열면 이메일, 전화 통화, 미팅, 메모, 태스크 등 모든 커뮤니케이션 이력이 시간순으로 쌓입니다. 담당자가 바뀌거나 팀원이 협업할 때, 이 타임라인을 보면 지금까지의 맥락을 즉시 파악할 수 있습니다.
이메일 열람·클릭 추적
허브스팟에서 이메일을 발송하면 상대방이 이메일을 열었는지, 링크를 클릭했는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이 데이터는 후속 연락의 타이밍을 잡는 데 실질적으로 도움이 됩니다. 예를 들어 제안서 링크를 클릭한 직후 전화를 드리면 성사율이 높아집니다.
대시보드·리포트 기초 활용
대시보드는 팀의 영업 성과와 마케팅 현황을 한 화면에서 모니터링하는 공간입니다.
허브스팟 CRM은 다양한 기본 리포트를 제공하며, 필요에 따라 커스텀 리포트를 직접 만들 수 있습니다.
기본 대시보드 구성
처음 CRM에 접속하면 기본 영업 대시보드가 자동으로 세팅되어 있습니다. ‘딜 파이프라인 요약’, ‘이번 달 성사된 딜’, ‘담당자별 활동 현황’ 등이 기본으로 포함됩니다. 대시보드 우측 상단의 ‘편집’을 클릭하면 원하는 리포트 위젯을 추가하거나 배치를 자유롭게 조정할 수 있습니다.
커스텀 리포트 만들기
리포트 메뉴의 ‘커스텀 리포트 빌더‘를 사용하면 원하는 데이터를 조합해 우리만의 리포트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 ‘업종별 딜 성사율’, ‘담당자별 활동 횟수’, ‘소스별 리드 유입량’처럼 구체적인 기준으로 데이터를 뽑아볼 수 있습니다. 이 리포트를 대시보드에 고정해 두면 매일 같은 기준으로 성과를 점검할 수 있습니다.
KPI 모니터링
대시보드에서 모니터링할 핵심 지표(KPI)를 정해두면, 매일 같은 화면에서 성과를 빠르게 점검할 수 있습니다. 팀 회의에서 대시보드를 공유하면 데이터 기반의 의사결정이 자연스럽게 자리 잡습니다. 처음에는 ‘이번 달 신규 리드 수’, ‘파이프라인 총 예상 매출’, ‘이번 주 성사된 딜’ 세 가지만 추적해도 충분합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 허브스팟 무료 플랜으로 몇 명까지 연락처를 관리할 수 있나요?
허브스팟 무료 체험판에서는 연락처 수에 제한이 없습니다. 단, 마케팅 이메일 발송 대상이 되는 ‘마케팅 컨택’은 별도 과금이 적용됩니다. 순수한 연락처 저장과 CRM 관리는 무제한으로 체험해보실 수 있습니다.
Q2. 스마트폰에서도 허브스팟 사용법이 동일한가요?
iOS, Android 앱을 통해 스마트폰에서도 연락처 조회, 딜 상태 확인, 활동 로깅이 가능합니다. 다만 파이프라인 구조 변경이나 워크플로 설정 같은 고급 설정 기능은 PC 브라우저에서만 사용할 수 있습니다.
Q3. 팀원마다 볼 수 있는 데이터 범위를 다르게 설정할 수 있나요?
가능합니다. 설정 → 사용자 및 팀에서 역할별 권한을 설정하고, 팀을 나눠 팀원이 자신이 담당한 딜과 연락처만 볼 수 있도록 제한할 수 있습니다. 관리자, 영업 담당자, 마케터 등 역할에 따라 접근 권한을 세분화할 수 있습니다.
허브스팟 CRM, 지금 바로 시작할 수 있습니다
허브스팟 사용법은 처음 설정에 조금 시간이 걸리지만, 기본 구조가 잡히면 영업 데이터가 자연스럽게 쌓이고 팀의 협업 방식이 달라집니다. 연락처·파이프라인·자동화가 연결되는 순간, CRM은 단순한 주소록이 아니라 매출을 만드는 운영 시스템으로 바뀝니다.
허브스팟 온보딩 과정에서 파이프라인·자동화·리포트를 처음부터 올바르게 세팅하면, 나중에 데이터가 뒤엉키거나 다시 고쳐야 하는 수고를 크게 줄일 수 있습니다.
경성솔루션은 허브스팟 도입을 고민 중인 기업에게 초기 설정부터 실무 활용까지 함께 도와드리고 있으니,
부담 없이 문의해 보세요.
30분 ~ 1시간 무료 미팅을 통해 무엇이 가능하고 어려운지 분명히 나눠 말씀드리겠습니다.
경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다.
정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.
