허브스팟(HubSpot) 온보딩 사례 | ICT 통신 산업군 대기업

2026-04-17

허브스팟(HubSpot) 온보딩은 스타트업이나 중소기업의 전유물이 아닙니다. 국내에서도 임직원 수천 명 규모의 대기업이 허브스팟을 도입하고, 전문 파트너사를 통해 체계적인 온보딩을 받는 사례가 늘어나고 있습니다.

이번 글에서는 국내 대형 ICT(통신 분야) 기업에 실제
허브스팟 온보딩을 제공한 경험을 바탕으로, 대기업 환경에서의 CRM 도입 과정과 그 과정에서 마주한 현실적 과제, 그리고 해결 방법을 공유하겠습니다.

고객사 사명과 사업 부문, 세부 수치는 비공개로 진행합니다. 다만, 온보딩 과정에서 설계한 실무 구조와 의사결정 흐름은 허브스팟 도입을 검토하는 다른 조직에도 충분히 참고가 될 것입니다.

프로젝트 배경 : 대기업이 허브스팟을 선택한 이유

해당 고객사는 국내 ICT 산업군의 대기업으로, B2B 사업 부문에서 잠재고객 관리와 마케팅 자동화의 필요성을 체감하고 있었습니다. 기존에는 이메일 · 웨비나 · 오프라인 행사 등, 다양한 채널에서 유입되는 리드 데이터가 각각 다른 시스템과 엑셀 파일에 분산되어 있었고, 마케팅팀에서 영업팀으로의 리드 전달이 수동으로 이루어지면서 반나절 이상의 시간 지연이 발생하는 구조였습니다.

이 조직이 허브스팟을 선택한 핵심적인 이유는 다음과 같았습니다.

- Marketing Hub와 Sales Hub가 하나의 CRM 데이터 위에서 통합 작동하는 올인원 구조 : 리드를 모으는 도구와 영업을 관리하는 도구가 따로 분리되어 있지 않다.
- 실무자 수준에서 사용 가능한 비교적 낮은 학습 곡선 : 담당자가 바뀌어도 인수인계 부담이 적다.
- 온보딩을 완료하면 별도의 외부 유지보수 인력 없이도 내부 운영이 가능하다는 점 : 운영 주도권을 조직이 직접 갖게 된다.

특히 대기업 특유의 보안 심사와 개인정보 처리 방침 요구를 허브스팟의 글로벌 보안 인프라가 충족할 수 있다는 점도 중요한 판단 요소로 작용했습니다.

온보딩 설계 : 4회 세션, 5주의 여정

이 프로젝트의 허브스팟 온보딩은 총 4회 세션, 약 5주에 걸쳐 진행되었습니다.각 세션은 2시간 30분 내외로, 단순 기능 교육이 아니라 실제 캠페인 구조와 데이터 정책을 함께 설계하는 컨설팅 형태로 운영되었습니다.

세션의 순서와 간격도 의도적으로 설계했습니다. 해당 회차에서 배운 내용을 실무에 적용해 볼 여유를 두고, 그 사이 생긴 질문을 다음 회차 도입부에서 함께 풀어가는 방식입니다.

1회차: 킥오프 – CRM 개념 정립과 조직 목표 정의

첫 세션에서는 CRM이라는 개념 자체에 대한 이해를 맞추는 데 집중했습니다. 의외로 이 과정이 대기업 온보딩에서 가장 중요합니다. 참여 인원이 많을수록 ‘CRM’이라는 단어에 대한 기대치가 제각각이기 때문입니다.

허브스팟의 모듈 구조(CRM, Marketing Hub, Sales Hub)를 소개한 뒤, 실제 계정에 활용 인원을 초대하고 권한을 설정했습니다.

개념 설명에서 멈추지 않고 실제 계정에서 바로 시연했습니다. 연락처(Contact)를 만들고, 회사(Company)를 등록하고, 거래(Deal)를 파이프라인에 올리고, 전화·미팅 같은 활동 기록을 남기고, 업무 메일을 연동해 보내는 흐름까지 한 번에 보여 드렸습니다.

이렇게 하면 ‘CRM은 고객 정보를 모으는 곳’이라고 막연히 이해하고 있던 게, ‘우리 팀의 일이 앞으로 여기에 기록되겠구나’ 라는 감각으로 바뀝니다.

이 자리에서 각 팀이 허브스팟을 ‘어디에 쓸 수 있을지’ 브레인스토밍하는 시간이 이후 커리큘럼의 방향성을 결정하는 핵심 인풋이 되었습니다.

세션 종료 후에는 녹화본과 자료 폴더, 다음 회차 예약 링크를 함께 공유해 복습할 수 있는 여지를 남겨 두었습니다.

2회차: 마케팅 프로세스 설계 – 이메일, 캠페인, 데이터 거버넌스

이 세션이 실질적으로 가장 밀도 높은 시간이었습니다. 허브스팟의 이메일 마케팅 기능, 폼(Form), 랜딩 페이지(Landing Page)를 다루면서 동시에 여러 건의 캠페인 구조를 실제로 설계했습니다.

참여형 프로모션 캠페인 다수를 동시에 기획했는데, 각 캠페인의 플로우를 ‘광고 유입 → 랜딩페이지 → 폼 제출 → 워크플로우 자동화 → 이메일/메시지 발송 → 리스트 관리 → 거래 전환’으로 구체화했습니다.

이 구조의 장점은 흩어진 자산을 하나의 캠페인으로 묶어 본다는 데 있습니다. 광고, 랜딩페이지, 폼, 이메일, 워크플로우가 각각 어떤 성과를 냈는지 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 개별 기능이 뛰어나서가 아니라, 같은 제품군끼리 자연스럽게 연결되는 점이 허브스팟의 핵심 강점입니다.

캠페인마다 성과를 읽는 방식이 다르다는 점도 함께 정리했습니다. 뉴스레터처럼 상시 발행되는 자산은 뉴스레터에 참여하는 연락처 정보가 꾸준히 쌓이니 수시로 확인하고, 기간이 정해진 참여형 프로모션은 종료 후에 한 번 정산하듯 확인하면 됩니다.

발송 준비도 이 회차에서 함께 보완했습니다. 이메일 발송 도메인을 연결하고, 구독 유형과 구독 취소 페이지를 정비했습니다. 수신 동의와 수신 거부를 시스템에서 자동으로 관리해야 개인정보보호법에 대응하면서도 마케팅 자동화를 할 수 있기 때문입니다.

이 단계에서 대기업 온보딩만의 독특한 과제가 드러났습니다. 바로 데이터 거버넌스(Data Governance) 문제입니다.

기존에 다양한 경로로 수집된 대량의 연락처 데이터를 허브스팟에 이관하려면, 마케팅 연락처(마케팅 컨택/Marketing Contact) 정책을 명확히 수립해야 합니다. 유효하지 않은 DB(하드 바운스/Hard Bounce)를 걸러내고, 중복 데이터를 매칭·병합하며, 가져오기(Import) → 정제(Cleansing) → 검증(Audit) → 리스트/속성(List/Property) 설정의 순서를 확립하는 작업이 선행되어야 했습니다.

여기서 핵심은 ‘연락처(Contact)’과 ‘마케팅 연락처(Marketing Contact)’은 다르다는 점입니다. 허브스팟에 저장하는 연락처 자체에는 제한이 없지만, 마케팅 이메일을 보내는 대상만 별도로 분류됩니다.

그래서 메일이 반송된 주소는 워크플로우로 마케팅 대상에서 자동 해제되도록 설계했습니다. CRM 데이터 구조를 유효한 DB 중심으로 유지하면, 발송 품질과 비용 관리가 동시에 정리됩니다.

이 데이터 정규화 과정을 온보딩 초기에 잡아두지 않으면, 이후 자동화 워크플로우를 구축할 때 예외 처리가 눈덩이처럼 불어나게 됩니다.

3회차: 콘텐츠·채팅·세일즈 확장 – 블로그, 뉴스레터, 챗봇, 이메일 트래킹

세 번째 세션에서는 허브스팟의 콘텐츠 발행과 소통 채널을 한꺼번에 세팅했습니다. 블로그 발행 프로세스, 뉴스레터 설정, 1:1 라이브 챗(Live Chat)과 챗봇(Chatbot) 구축을 다루면서, 동시에 세일즈 확장(Sales Extension)을 통한 아웃룩 이메일 트래킹(오픈·클릭 추적)과 CRM 자동 로깅 기능을 연동했습니다.

이 세션의 난이도가 가장 높았는데, 콘텐츠 카테고리별로 방문자의 행동을 세분화해 후속 액션을 다르게 설정하는 전략까지 설계했기 때문입니다.

먼저 홈페이지에 추적 코드를 연결하고, 그 위에서 무엇을 수집할지 항목별로 정리했습니다. 폼, 쿠키 수신 동의, CTA 버튼과 팝업, 채팅 플로우, 랜딩페이지·이메일 도메인 연결까지 하나의 묶음으로 처리해야 방문 기록과 연락처 정보가 하나로 이어집니다.

영업팀 쪽에서는 메일의 성격을 나누는 일이 먼저였습니다. 대량 발송하는 마케팅 이메일과, 담당자가 한 명에게 보내는 1:1 이메일은 목적도 기록 방식도 다릅니다.

그래서 1:1 이메일은 오픈·클릭 추적을 항상 켜두되, CRM에 기록을 남기는 기능은 팀 내부 규칙을 먼저 정한 뒤 적용하기로 했습니다. 기능을 켜고 끄는 문제가 아니라 ‘무엇을 공용 기록으로 남길 것인가’라는 합의의 문제이기 때문입니다.

예를 들어, 특정 카테고리의 콘텐츠를 3회 이상 조회한 방문자에게는 구독 제안이나 관련 콘텐츠 추천 메시지를 자동 송출하고, 제품 관련 고관여 콘텐츠를 열람한 사람에게는 문의 페이지로 유도하는 팝업을 노출하는 식의 시나리오를 구현한 것입니다.

이 설계가 가능하려면 콘텐츠의 주소 체계가 카테고리별로 정리되어 있어야 합니다. 방문 기록이 카테고리 단위로 쌓여야 ‘무엇에 관심 있는 사람인지’를 데이터로 구분할 수 있기 때문입니다.

4회차: 워크플로우 자동화, 리드 스코어링, 리포팅, 그리고 마무리

마지막 세션은 앞선 세 차례의 세팅을 자동화로 엮고 성과를 측정할 수 있게 만드는 시간이었습니다. 워크플로우 기반 마케팅 자동화를 구축한 뒤,이 프로젝트의 핵심 산출물이라 할 수 있는 리드 스코어링 모델을 설계했습니다.

리드 스코어링 설계 : 대기업 B2B 환경에서의 고객 등급화

이번 허브스팟 온보딩 사례에서 특히 주목할 부분은 리드 스코어링 모델의 설계 과정입니다.

리드 스코어링이란 잠재고객에게 행동과 속성에 따라 점수를 부여하고, 그 점수를 기준으로 마케팅 대상(MQL)과 영업 대상(SQL)을 자동으로 구분하는 프로세스입니다.

리드에게 점수를 매기는 목적은 줄을 세우기 위한 것은 아닙니다. 담당자가 한정된 시간을 어디에 먼저 쓸지 정하기 위해서입니다. 리드는 계속 늘어나는데, 영업 인력은 그만큼 늘지 않기 때문입니다.

점수 체계는 MQL 1단계(Low) → 2단계(Middle) → 3단계(High) → SQL의 4단계로 구분하고, 각 단계별 임계 점수를 설정해 리드가 자동으로 다음 단계로 이동하도록 워크플로우를 연결했습니다.

이 스코어링 모델이 중요한 이유는, ‘어떤 리드를 먼저 영업팀에 넘길 것인가’라는 판단을 사람이 아닌 데이터가 하도록 만드는 구조이기 때문입니다.

다른 회사의 점수표를 그대로 쓰면 안 되는 이유

리드 스코어링에서 ‘모범 예시’를 그대로 가져오는 것은 위험합니다. 비즈니스마다 ‘가치 있는 고객’의 정의가 완전히 다르기 때문입니다.

예를 들어, 아동복을 파는 B2C 쇼핑몰은 불특정 다수에게 최대한 많이 노출하는 것이 유리합니다. 잠재고객 데이터는 많이 쌓이지만 한 건당 거래 성사율은 낮습니다.

반면 기업용 솔루션을 공급하는 B2B 사업은 타겟 자체가 한정적입니다. 데이터의 양은 적지만 한 건의 성사율과 금액은 훨씬 큽니다.

이 두 회사가 같은 점수표를 쓸 수는 없습니다. 앞의 회사는 ‘리드를 많이 모으는 것’이, 뒤의 회사는 ‘제대로 된 하나의 고객사를 찾는 것’이 목표이기 때문입니다.

그래서 점수 기준을 세울 때는 세 가지를 조합합니다. 영업팀과의 논의, 실제 고객사 인터뷰, 그리고 기존 전환 데이터 분석입니다. 영업팀은 어떤 특징을 가진 기업이 고객으로 전환되는지 가장 잘 알고, 고객 인터뷰는 구매를 결심한 이유를 고객의 언어로 알려 주며, 데이터 분석은 어떤 유입 경로와 어떤 영업 단계가 실제 성사로 이어졌는지 보여 줍니다.

이 프로젝트에서도 점수 기준을 확정하기 전에 영업 현장의 경험과 데이터를 교차 검증하는 과정이 온보딩 시간의 상당 부분을 차지했습니다.

점수의 기준이 되는 네 가지 축

이 프로젝트에서는 점수 산정 기준을 네 가지 축으로 설계했습니다. 각 축에서 무엇을 보는지, 왜 이를 보는지 함께 정리하면 다음과 같습니다.

인구통계학적 정보 : 직책, 문의한 제품, 제출한 폼의 종류를 봅니다. 의사결정 권한이 있는 직책인지, 매출 기여도가 높은 제품에 관심을 보였는지, ‘구독하기’ 폼이 아니라 ‘제품 문의’ 폼을 냈는지가 구매 의향의 차이를 만듭니다.
고객사 정보 : 예산 수준, B2B·B2C 구분, 기업 규모를 봅니다. 예산은 금액으로 적기보다 부족·적정·여유처럼 구간으로 나눠야 관리가 쉽습니다.
행동 지표 : 페이지 방문 횟수, 특정 페이지(가격·문의) 방문, 이메일 오픈·클릭, CTA 클릭, 웨비나·세미나 참여 횟수를 봅니다. 같은 방문이라도 가격 페이지를 본 사람의 무게가 다릅니다.
영업팀이 직접 파악해야 하는 정성적 지표 : 시스템이 대신 채워 줄 수 없는 영역입니다. 담당자가 확인한 도입 시점, 내부 검토 단계 같은 정보가 여기에 들어갑니다.

네가지 축을 모두 채워야 리드 스코어링이 완성되는 것은 아닙니다. 처음에는 확실한 지표 몇 개로 시작해 운영하면서 보정하는 편이 현실적입니다. 스코어링은 한 번 만들고 끝나는 설정이 아니라, 리드 수집 구조와 함께 계속 다듬어 가는 기준이 되어야 합니다.

온보딩을 마치기 전에 점검한 것들

마지막 회차의 절반은 ‘이제 내부에서 실제로 운영할 수 있는가’를 확인하는 시간이었습니다.

내부 운영 가능성을 확인하기 위해, 먼저 리포트와 대시보드를 구성했습니다. 캠페인별 유입, 리드 단계별 분포, 영업 단계 진행 현황처럼 담당자가 매주 열어 볼 화면을 먼저 정해 두는 방식입니다. 이 순서를 지키지 않으면 데이터는 쌓이는데 보는 사람이 없는 상태가 됩니다. 속성이 잡혀야 워크플로우가 돌아가고, 워크플로우가 돌아야 리포트도 의미가 있습니다.

다음으로 이후 홈페이지 운영에 필요한 잔여 세팅을 정리했습니다. 온보딩 기간에 다 끝내지 못하는 항목은 ‘누가, 언제, 무엇을’ 이어서 할지를 목록으로 남깁니다.

마지막은 그동안 쌓인 질문을 모아 한 번에 정리하는 시간이었습니다. 여기서 나온 질문의 성격을 보면 추가 온보딩이 필요한 영역이 드러납니다. 실제로 이 자리에서 이후 확장 범위에 대한 논의가 이어졌습니다.

대기업 허브스팟 온보딩에서 얻은 세 가지 교훈

이 프로젝트를 통해 얻은 실무적 교훈은 다음 세 가지입니다.

1. 데이터 거버넌스가 자동화보다 먼저입니다.

대기업은 이관할 기존 데이터의 양이 방대합니다. 가져오기(Import) 전에 정제(Cleansing)와 검증(Audit)을 거치지 않으면, 허브스팟의 자동화 기능은 오염된 데이터 위에서 작동하게 됩니다. 마케팅 컨택(Marketing Contact) 정책을 온보딩 초반에 확립하고, 유효한 DB만 라이브로 유지하는 구조를 만드는 것이 첫 번째 우선순위였습니다.

2. 캠페인을 직접 설계하면서 배워야 합니다.

기능 교육만으로는 실무 적용까지의 간극이 큽니다. 이 프로젝트에서는 온보딩 기간 중 실제 캠페인 여러 건을 동시에 설계하고, 각 캠페인의 에셋(광고, 랜딩페이지, 폼, 이메일, 워크플로우)을 한눈에 모아 결과를 측정할 수 있는 구조를 잡았습니다. 온보딩이 끝난 뒤 실무자가 ‘다음 캠페인도 같은 구조로 만들 수 있겠다’는 확신을 갖게 되는 것이 진짜 교육의 완료 지점입니다.

3. 콘텐츠 전략과 CRM 자동화는 분리될 수 없습니다.

블로그 카테고리별 방문 행동을 트리거로 삼아 후속 메시지를 자동 발송하는 구조는 ‘콘텐츠 기획 → CRM 데이터 수집 → 자동화 시나리오 설계’가 하나의 흐름으로 연결되어야만 가능합니다. 고객이 스스로 찾아오게 만드는 인바운드 마케팅, 그리고 허브스팟이 AI 시대에 맞게 발전시킨 루프 마케팅(Loop Marketing)도 결국 이 연결 위에서 작동합니다.

허브스팟 온보딩은 도구의 세팅이 아니라, 마케팅 전략과 기술 인프라를 동시에 정렬하는 작업이라는 점을 이 프로젝트가 다시 한번 확인시켜 주었습니다.

대기업 허브스팟 온보딩, 이런 점이 궁금하실 겁니다

Q. 세션은 몇 회가 적당한가요?

정해진 정답은 없지만, 산정 단위는 있습니다. 경성솔루션의 온보딩은 1 Set(4회차·8시간)을 기준으로 규모를 잡고, 도입하는 제품과 팀 수에 따라 Set 수를 조정합니다. 이 사례처럼 마케팅 중심으로 시작해 세일즈 영역까지 넓히는 경우도 많습니다.

Q. 기존 데이터는 어디까지 옮기나요?

옮길 수 있는 만큼이 아니라, 데이터가 살아 있는 만큼입니다. 반송된 주소, 중복 연락처, 출처가 불분명한 목록은 이관 전에 걸러냅니다. 데이터 이전은 온보딩 과정에 포함되며, 정제 기준을 먼저 합의한 뒤 진행합니다.

Q. 리드 스코어링은 언제 만드는 게 좋을까요?

마지막에 만드는 편이 낫습니다. 폼과 속성, 워크플로우가 자리를 잡아야 점수를 매길 재료가 생기기 때문입니다. 반대로, 스코어링부터 만들면 기준을 넣을 데이터가 없어 다시 설계하게 됩니다.

대기업의 활용 사례가 알려주는 것

대기업의 허브스팟 도입 사례는 두 가지를 보여줍니다.

- 조직의 규모가 클수록 허브스팟 온보딩의 설계 품질이 중요하다
- 허브스팟이라는 플랫폼이 대기업 수준의 요구사항도 충분히 소화할 수 있다

4회차에 걸친 이 온보딩 프로젝트에서 가장 큰 가치를 만든 순간은 화려한 기능 시연이 아니었습니다.

- 첫 세션에서 참여자들이 ‘CRM이란 무엇인가’를 같은 언어로 이해하게 된 순간
- 데이터 이관 전에 정제·검증 정책을 먼저 합의한 순간
- 리드 스코어링 기준을 영업 현장의 경험과 데이터로 교차 검증한 순간

이렇게 내부에서 합의를 거치고, 확인할 때 가장 가치 있었습니다. 이런 과정을 거친 온보딩은 단순한 세팅 대행이 아니라, 조직의 고객 관리 방식 자체를 재정의하는 작업이 됩니다.

허브스팟 온보딩을 고려하고 계시다면, 기능 목록이 아닌 ‘우리 조직에 이 플랫폼을 어떻게 맞출 것인가’라는 질문에서 출발하시길 권합니다. 도구는 같아도 설계는 매번 다르고, 그 설계의 차이가 이후 수 년간의 운영 품질을 결정합니다.

우리 조직의 리드 관리와 영업 파이프라인에 이 구조를 어떻게 적용할 수 있을지 궁금하시다면 지금 바로 미팅을 신청해 주세요.

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경성솔루션은 무조건 다 된다는 무모한 약속은 하지 않습니다. 정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을, 남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

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