전시회 리드 관리 팔로업 시나리오 | 명함 수집부터 1·3영업일 후속 메일·미팅 전환까지

전시회 리드 관리는 명함을 모으는 일보다,
다음 날 어디에 보관하고 누구에게 먼저 연락하느냐에서 갈립니다.

보통 명함은 명함 케이스에, 바코드 스캔 리드는 주최 측 엑셀에,
상담 메모는 담당자 수첩에 보관합니다.
하지만, 이렇게 2주만 지나도 누가 어떤 이야기를 했는지 아무도 기억하지 못합니다.

이 글은 가상의 네트워크·보안 솔루션 기업 ‘경성네트웍스(가칭)’를 예로 들어,
허브스팟에서 전시회 리드 관리하는 흐름을 전시 2주 전부터 2주 후까지, 시간 순으로 따라갑니다.

글에 나오는 허브스팟 화면은 샌드박스 계정에 경성네트웍스(가칭)를 만들어 직접 설정하고 캡처했습니다.
연락처·회사·금액은 모두 가상 데이터입니다.

전시회에서 받은 명함이 리드로 남지 않는 이유

원인은 데이터가 서로 다른 곳에 저장된다는 데 있습니다.
리드 유입은 세 군데에서 되는데, 정보를 받는 곳이 제각각입니다.

• 주최 측 바코드 스캔: 전시가 끝난 뒤 엑셀 파일로 받습니다.
• 부스 태블릿 폼: 제출 즉시 CRM에 연락처로 쌓입니다.
• 종이 명함: 누군가 옮겨 적기 전까지 어디에도 기록이 남지 않습니다.

세 가지 데이터를 합치기 전에는 중복 리드를 가릴 수도, 연락의 우선순위를 정할 수도 없습니다.
그사이 첫 연락은 늦어지게 됩니다.

따라서 전시회 마케팅의 성과는 결국 ‘얼마나 빨리 데이터를 정리할 수 있느냐’에
달렸다고 할 수 있습니다.

이 시나리오의 전체 흐름 한눈에 보기

전시회 리드 관리의 핵심은 전시회 당일과 다음 날의 역할을 나누는 것입니다.
현장에서는 정보를 모으기만 하고, 정리는 다음 날 한 번에 끝냅니다.

 

전시회 전, 초청 메일과 리드 받을 자리 만들기

사전 초청 메일과 클릭 여부에 따른 분기

1차 초청 메일을 보낸 뒤, 반응에 따라 두 번째 메일을 다르게 보냅니다.
메일을 클릭한 사람에게는 부스 위치와 상담 예약 안내를,
열지 않은 사람에게는 제목을 바꾼 초청 메일을 보냅니다.

메일을 클릭한 사람은 부스를 찾을 가능성이 높으니 영업팀에 명단을 미리 넘깁니다.
여기서 분기 기준은 열람보다 ‘클릭’이 정확합니다.
열람 수는 애플 메일의 개인정보 보호 기능 때문에 실제보다 부풀려질 수 있기 때문입니다.

[화면 1] 자동화 › 워크플로 › ‘[전시회] 사전 초청 메일 > 클릭 여부로 재발송’ : 초청 메일 3영업일 뒤 분기에서 ‘초청 메일 클릭’과 ‘초청 메일 미열람’을 나눠 각각 다른 메일을 보낸다. 열기만 한 사람은 추가 메일 없이 종료된다.

 

부스에서 쓸 폼에서 한 가지만 확인하기

전시회에서 태블릿 한 대로 여러 사람의 정보를 받을 예정이라면,
폼 설정에서 ‘알 수 없는 이메일 주소에서 새 연락처 자동 생성’을 켜 둡니다.
(이전 편집기에서는 ‘항상 새 이메일 주소에 대한 연락처 만들기’)

이 옵션이 꺼져 있으면 허브스팟은 브라우저 쿠키로 방문자를 알아봅니다.
그래서 처음 보는 이메일로 제출해도 새 연락처를 만들지 않고,
같은 기기에서 앞서 제출한 사람의 연락처를 갱신합니다.

그러면 하나의 연락처에 정보가 계속 덮어씌워지는 사고가 생기겠죠.
생각보다 온보딩 현장에서 자주 놓치는 설정입니다.

이 옵션을 켜면 ‘재방문자를 위한 양식 필드 미리 채우기’는 함께 꺼집니다.
여러 사람이 한 기기를 쓰는 부스에서는 오히려 필요한 설정입니다.

[화면 2] 마케팅 › 양식 › 부스 상담 폼 › 설정 : ‘알 수 없는 이메일 주소에서 새 연락처 자동 생성’을 켜 둔 상태. 이 옵션을 켜면 ‘재방문자를 위한 양식 필드 미리 채우기’는 함께 꺼진다.

[화면 3] 부스 상담 폼 미리보기 : 이름·이메일·회사와 관심 제품(다중 선택), 관심도, 개인정보 활용동의만 남겼다. 수집 경로와 참가 전시회는 숨김 필드로 자동 입력된다.

 

전시회 당일, 명함과 스캔 리드를 어디에 저장할까?

당일의 전시회 리드 관리 목적은 데이터를 모으는 것으로, 정리는 하지 않습니다.
부스가 붐빌 때 분류까지 하면 입력이 밀리고 누락이 생기기 때문입니다.
대신, 폼에 두 가지 항목을 미리 넣어 둡니다.

• 관심 제품(다중 선택): 다음 날 어떤 자료를 보낼지 바로 정하는 기준이 됩니다.
• 관심도(A/B/C): 상담한 직원이 대화 직후 표시하면 등급 작업의 출발점이 되고, 기준이 쌓이면 점수 규칙의 근거로도 씁니다.
  
  

종이 명함은 허브스팟 모바일 앱의 ‘명함 스캔 기능’을 활용해
그 자리에서 바로 연락처로 만들어 둡니다.

[화면 4] 폼 제출 직후의 연락처 레코드 : 왼쪽 ‘전시회 리드 정보’ 카드에 참가 전시회·관심 제품·관심도가 바로 채워졌다. 현장 직원이 따로 옮겨 적을 일이 없다.

 

전시회 다음 날, 수집한 리드 정보 가져오기

이메일을 기준으로 두면 중복이 쌓이지 않는다

허브스팟은 연락처를 가져올 때 이메일을 중복 판단 기준으로 씁니다.
같은 이메일이 있으면 연락처를 새로 만들지 않고 기존 레코드에 정보를 갱신하죠.
그래서 이메일이 있는 행이라면 명함 목록과 스캔 목록을 따로 올려도 중복이 생기지 않습니다.

데이터 파일에서는 세 가지를 확인합니다.

1. 다중 선택 값은 세미콜론으로 구분합니다. 공백 없이 ‘값1;값2’ 형태로, 표기가 속성 옵션과 정확히 같아야 매칭됩니다.
2. 쓰지 않는 열은 ‘가져오지 않음’으로 둡니다. 빈 열을 매핑하면 쓸모없는 속성만 늘어납니다.
3. 개인 메일 주소는 연락처에 회사를 직접 연결합니다. 회사 자동 연결은 이메일 도메인 기준이라, 회사 도메인이 아닌 개인 메일은 회사 연결이 빠지기 쉽습니다.

주최 측 파일은 이름이 ‘성명’ 한 열로 오는 경우가 많습니다.
이 열을 ‘이름’에 그대로 연결하면 성이 두 번 붙으니, 성과 이름을 나눈 다음에 올립니다.

[화면 5] 가져오기 › 열 매핑 : 관심 제품은 ‘방화벽;보안 관제’처럼 세미콜론으로 나누고, 참가 전시회는 ‘;9월 산업 전시회’처럼 세미콜론으로 시작해 올린다. 파일의 열을 연락처 속성에 하나씩 연결한다.

[화면 6] 가져오기 결과 › ‘9월 산업 전시회 리드 – 명함’ : 25행 중 22건은 새 연락처로, 3건은 이메일이 같은 기존 연락처의 갱신으로 처리됐다. 중복 레코드는 생기지 않았다.

[화면 7] 가져오기 결과 › ‘9월 산업 전시회 리드 – 바코드 스캔’ : 20행 중 5건이 명함·부스 폼으로 이미 들어온 사람이라 갱신으로 처리됐다. 오른쪽 ‘가져오기한 데이터 정리하기’에서 서식 문제로 표시된 값을 이어서 점검한다.

 

‘전시회 리드’라는 이름으로 가져오는 이유

가져오기 이름은 날짜 대신 ‘9월 산업 전시회 리드’처럼 목적을 기준으로 짓습니다.
이렇게 만들어진 연락처에는 레코드 소스 속성의 세부 정보에 이 이름이 남습니다.
그러면 이번 전시회로 새로 들어온 목록만 필터해서 볼 수 있습니다.

[화면 8] 가져오기 3단계 › 이름 지정 : 날짜 대신 ‘9월 산업 전시회 리드 – 명함’처럼 목적이 드러나게 짓는다. 이 이름이 연락처의 레코드 소스 세부 정보에 남는다.

다만, 레코드 소스는 처음 생성된 경로만 기록합니다.
만약 작년에도 왔던 참관객까지 묶으려면 ‘참가 전시회’ 다중 선택 속성을 함께 올립니다.
여기서 값을 ‘;9월 산업 전시회’처럼 세미콜론으로 시작하면 기존 값을 지우지 않고 덧붙입니다.

[화면 9] 작년에도 온 참관객의 연락처 레코드 : 참가 전시회에 ‘2025 산업 전시회’와 ‘9월 산업 전시회’가 함께 남았다. 세미콜론으로 시작하는 값을 올려 기존 값을 지우지 않고 덧붙였다.

[화면 10] 연락처 › 보기 ‘9월 산업 전시회 리드’ : 레코드 소스 세부 정보가 두 가져오기 이름 중 하나인 연락처만 모았다. 이번 전시회로 새로 생성된 37명이 한 목록에 들어온다.

 

전부 같은 메일을 보내지 않고 등급별로 나누기

수백 명의 리드에게 모두 같은 메일을 보내면 반응률은 낮고,
마케팅 연락처 수만 늘어납니다.

(허브스팟 마케팅 이메일은 마케팅 연락처로 지정된 연락처에만 나가고,
비용도 마케팅 연락처 수를 기준으로 매겨집니다)

따라서 처음에는 리드의 관심도를 전시회 담당자가 직접 A/B/C로 표시합니다.
다음 날 ‘이번 전시회 배치로 필터 → 전체 선택 → 일괄 편집’ 순서로 등급을 넣고,
발송 대상인 A·B 등급만 마케팅 연락처로 바꾸면 되죠.

[화면 11] 연락처 선택 › 편집(대량 편집) : 선택한 연락처의 ‘관심도’를 한 번에 B로 바꾼다. 스캔 목록처럼 등급이 비어 들어온 배치는 필터로 골라 이렇게 채운다.

몇 번의 전시회로 기준이 쌓이면 이를 점수 규칙으로 옮깁니다.
B2B는 개인 관심도만큼 회사 규모와 결정 권한이 중요한 경우가 많습니다.

만약 등급과 발송 대상을 함께 관리하는 구조를 처음부터 잡아 두면,
전시회 리드 관리 기준이 흔들리지 않습니다.

 

1영업일·3영업일 후속, 자동화 규칙 세 가지

전시회 후속 메일은 보내는 시점이 반응을 좌우합니다.
자동화의 등록 기준은 ‘참가 전시회’ 값과 ‘관심도 A·B’입니다.

참고로, 등급 작업 때 마케팅 연락처 지정을 빠뜨리면 메일이 자동 발송되지 않으니
A·B 등급의 연락처가 마케팅 연락처로 지정되어 있는지 반드시 확인해야 합니다.

또, 지연 조건에서는 ‘영업일에만(월~금)’ 옵션을 켭니다.
영업일만 계산하게 하면 주말은 건너뛰므로,
금요일에 끝난 전시회라도 할 일과 메일이 주말에 몰리지 않습니다.

‘미팅 미예약’ 조건은 연락처의 ‘미팅 도구에서 예약된 마지막 미팅 날짜’가 비어 있는지로 판단합니다.
영업 담당자의 미팅 링크로 예약한 사람은 이 날짜가 채워져 안내 메일 대상에서 자동으로 빠집니다.

이 세 규칙은 하나의 워크플로우에 이어 붙여도, 셋으로 나눠도 됩니다.
등록 기준과 분기를 잡는 방법은 허브스팟 워크플로우 설정 가이드를 참고하세요.

[화면 12] 워크플로 ‘[전시회] 9월 산업 전시회 리드 > 1·3영업일 후속’ : 참가 전시회가 9월 산업 전시회이고 관심도가 A 또는 B인 연락처가 등록된다. 감사 메일 → 1영업일 지연 → 관심도 분기 → 2영업일 지연 순서로 이어진다.

[화면 13] 지연 액션 › ‘영업일에만(월~금)’ : 체크하면 주말을 건너뛰고 일 단위로만 계산된다. 금요일에 등록된 연락처는 다음 주 월요일에 다음 단계로 넘어간다.

[화면 14] 관심도 분기와 ‘첫 연락’ 작업 : 관심도 A만 통화 작업 ‘[전시회] 첫 연락 – 부스 상담 내용 확인’이 만들어져 연락처 소유자에게 할당된다. 관심도 B는 작업 없이 다음 지연으로 이동한다.

[화면 15] 3영업일 시점의 분기 조건 : ‘마지막 마케팅 이메일 클릭 날짜’가 있고 ‘미팅 도구에서 예약된 마지막 미팅 날짜’가 비어 있는 연락처만 자료·미팅 안내 메일을 받는다. 이미 미팅을 잡은 사람에게는 안내 메일이 가지 않는다.

 

미팅으로 넘어간 리드를 거래로 관리하기

모든 리드를 거래로 만들면 파이프라인이 너무 빨리 늘어납니다.
따라서 미팅이 잡힌 리드만 거래로 만듭니다.

단계 이름은 ‘미팅 완료 → 견적 전달 완료 → 기술 검토 완료 → 계약 협의 완료 → 계약 성사/계약 실패’처럼 완료형으로 짓습니다.
이처럼 끝낸 일을 기준으로 단계를 나누면 사람마다 해석이 달라지지 않습니다.

[화면 16] 설정 › 개체 › 거래 › 파이프라인 ‘전시회 리드 거래’ : 단계를 미팅 완료부터 계약 성사·계약 실패까지 완료형으로 지었다. 확률은 20%에서 시작해 단계마다 20%p씩 올렸다.

[화면 17] 거래 보드 : 미팅이 잡힌 리드만 거래로 만들어 단계별로 올려 두었다. 열 아래에서 단계별 총 금액과 가중치 금액을 바로 본다.

배정은 먼저 본 사람이 아니라, 순번으로 돌립니다.
이때는 워크플로우의 담당자 순환 배정 액션을 쓰면 선택한 영업 인원에게
차례로 거래가 배정됩니다. (※ 세일즈 허브 또는 서비스 허브 Professional 이상 사용 가능)

[화면 18] 레코드를 소유자에게 로테이션 : 거래 소유자를 영업 담당자 A·B·C에게 차례로 배정한다. ‘기존 소유자가 있는 경우 덮어쓰기’를 꺼 두면 이미 담당자가 있는 거래는 그대로 둔다.

미팅을 마쳤으나 멈춰 있는 거래에는 알림을 겁니다.
다만 B2B는 영업 주기가 길어 기준을 3~5일로 잡으면 알림만 늘어나니,
자사 평균 주기에 맞춰 넉넉하게 잡습니다.

예시에서는 미팅 완료 후 14일 동안 단계가 그대로면,
거래 소유자에게 확인하게 하는 작업을 만들었습니다.

[화면 19] 워크플로 ‘[전시회] 미팅 완료 거래 > 담당자 순환 배정·정체 알림’ : 미팅 완료 단계에 들어온 거래를 순환 배정한 뒤 14일을 기다린다. 그때까지 단계가 그대로면 거래 소유자에게 확인 작업을 만든다.

 

전시회가 끝난 뒤 보는 리포트

전시회 리드 관리의 마지막은 측정입니다. 2주 후 네 가지 지표로 성과를 확인해 보세요.

1. 유입 리드 수: ‘참가 전시회’ 값으로 센 다음, 레코드 소스로 신규 리드와 기존 리드를 나눕니다.
2. 등급 분포: 관심도 등급(A·B·C) 비율이 다음 부스 운영과 상담 인원 배치의 기준이 됩니다.
3. 미팅 전환 건수: 후속 메일과 첫 연락 자동화를 통해 얼마나 미팅으로 전환됐는지 확인합니다.
4. 거래로 넘어간 금액: 전시회에서 시작된 거래 금액과 그중 성사된 금액을 전시회 참가 비용과 나란히 놓고 봅니다.

전시회마다 같은 속성 값을 쓰면 여러 전시회를 한 리포트에서 비교할 수 있습니다.
리포트를 만드는 순서는 허브스팟 리포트·대시보드 활용법에 정리돼 있습니다.

[화면 20] 보고서 만들기 › 연락처 › 시각화 : 가로축은 참가 전시회, 색은 관심도, 값은 연락처 수다. 전시회마다 같은 속성 값을 쓰면 여러 전시회를 한 차트에서 비교할 수 있다.

[화면 21] 대시보드 ‘[전시회] 9월 산업 전시회 성과’ : 전시회별 리드 수·관심도 분포와 단계별 거래 금액을 한 화면에 모았다. 2주 뒤 성과 회의는 이 화면 하나로 진행한다.

 

전시회 준비 시작 전에 정해야 할 것

전시회 리드 관리를 세팅하기 전에 팀이 합의할 항목은 다섯 가지입니다.

• 부스 폼 항목: 이름·이메일·회사·관심 제품·관심도 정도로 항목을 줄여 입력 시간을 아낍니다.
• 관심도 기준: 등급(A/B/C)을 무엇을 기준으로 나눌지 한 문장으로 정합니다.
• 배정 규칙: 순번에 넣을 영업 인원을 확정하고, 기존 고객의 신규 배치 제외와 같은 예외 규칙을 정합니다.
• 후속 메일 두 통: 감사 메일과 3영업일 안내 메일 템플릿을 전시 전에 미리 써 둡니다.
• 발송 대상 기준: 어느 등급까지 마케팅 연락처로 지정할지 정합니다.

폼에는 개인정보 수집·이용 동의 항목도 반드시 넣습니다.
동의 기록이 없는 연락처는 마케팅 메일 대상에서 빼는 편이 안전합니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 명함을 사진으로 찍어 올려도 되나요?

네. 허브스팟 모바일 앱에서 명함을 스캔하면 연락처가 바로 만들어집니다.
양이 많다면 엑셀로 정리해 한 번에 올리는 편이 빠릅니다.

Q2. 주최 측 엑셀 양식이 매번 다른데 괜찮나요?

괜찮습니다. 올릴 때마다 열을 속성에 직접 연결하면 됩니다.
이메일 열만 빠지지 않았는지 확인해 주세요.

Q3. 같은 사람이 매년 오면 이력이 이어지나요?

이메일이 같으면 기존 연락처가 갱신되니 이력이 한 레코드에 쌓입니다.
어느 전시회에 왔는지는 ‘참가 전시회’ 값으로 구분하시면 됩니다.

Q4. 수천 건을 한 번에 올려도 되나요?

올리는 건 문제없습니다. 다만 전체를 마케팅 연락처로 지정해 올리면 한도를 넘길 수 있습니다. 비마케팅 연락처로 먼저 저장한 뒤, A·B 등급만 바꾸는 순서가 안전합니다.

Q5. 후속 메일을 자동으로 보내려면 어떤 허브가 필요한가요?

워크플로우로 마케팅 이메일을 보내려면 마케팅 허브 Professional 이상이 필요합니다.
순번 배정까지 쓰신다면 세일즈 허브(또는 서비스 허브) Professional도 함께 검토해 주세요.

전시 다음 날 리드 데이터를 한 번 가져오고,
두세 개의 알림만 추가해도 연락 누락은 줄어듭니다.

전시회 리드 관리를 허브스팟에서 어떻게 시작할지 고민이라면,
부스 운영 방식과 영업 주기에 맞춰 커스텀으로 설계하는
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정확한 진단을 바탕으로 ‘솔직한 제안’을,
남들에게도 똑같이 제공하는 일괄적인 설명이 아니라 우리 조직만의 정답을 찾아드립니다.

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